مفهوم حسابداری ثبت، مدیریت و گزارش داده های مالی یک شرکت است. به طور سنتی، معاملات، تراکنش ها و تمام فرآیندهای حسابداری به صورت دستی در دفاتر ثبت می شد. بنابراین حسابداری دستی فرآیندی بسیار زمان بر است و هر گونه اشتباه در وارد کردن اعداد دقیق در دفاتر می تواند تعادل حساب ها را دچار مشکل کند. هنگامی که یک کسب و کار سوابق حسابداری خود را به صورت دستی نگهداری می کند، حسابرسی به یک فرآیند بسیار وقت گیر تبدیل می شود. نرم افزار حسابداری به کاربر نیاز دارد تا یک مرحله حیاتی را که وارد کردن جزئیات تراکنش ها است انجام دهد. تمام فرآیندهای دیگر خودکار هستند.
حسابداری دستی چیست؟
حسابداری دستی روشی است که از دفاتر ثبت، دفاتر کل و سایر دفاتر حساب فیزیکی برای ثبت تراکنش های مالی استفاده می کند. اگرچه کسب‌وکارهای متوسط و بزرگ شروع به استفاده از نرم‌افزار حسابداری کرده‌اند، بسیاری از شرکت‌های کوچک و تک مالک به دلیل آشنایی کمتر با سیستم های کامپیوتری و عدم تمایل به پرداخت هزینه هنوز حساب‌های خود را به صورت دستی نگهداری می‌کنند و احساس می کنند که اطلاعات حسابداری آنها به راحتی قابل دسترسی است و امنیت بیشتری دارد .
یکی از معایب اصلی حسابداری دستی این است که دست و پا گیر، ناکارآمد می شود و منجر به کاهش سرعت اسناد حسابداری در کل عملیات شرکت می شود. در یک تجارت کوچکتر، ثبت صحیح اطلاعات مالی کاملاً به توانایی های شخص بستگی دارد. هنگامی که هر صاحب کسب و کار از روش خود برای نگهداری سوابق پیروی می کند، درک آن برای دیگران چالش برانگیز می شود. همچنین زمانی که صاحب کسب و کار نیاز به تولید و ارائه گزارش های مالی برای مقاصد رسمی دارد، طبقه بندی مناسب معاملات دشوار می شود. حسابرسی، گزارش دهی و یافتن اطلاعات خاص در یک سیستم دستی چالش برانگیز است. همچنین اطلاعات در خطر آسیب دیدن یا سرقت قرار دارد. اشتراک گذاری اطلاعات از یک سیستم حسابداری دستی مستلزم کپی برداری از داده ها است.
نرم افزار حسابداری چیست؟
نرم افزار حسابداری یکی از برنامه های کامپیوتری است که شما را قادر به مدیریت معاملات مالی خود می کند. چنین برنامه هایی می توانند به طور گسترده ای در حوزه های مختلف مورد استفاده قرار گیرند، برخی برنامه ها برای حسابداری در کسب و کارهای ساده و برخی نیز برای مدیریت کل امور مالی و فعالیت های بزرگ طراحی شده اند. با استفاده از نرم افزار حسابداری، شرکت ها می توانند به راحتی از منابع در بخش های حسابداری خود استفاده کنند و اشتباهات حسابداری را کاهش دهند.
دلایل استفاده از نرم افزارهای حسابداری
افزایش دقت در انجام محاسبات
نرم افزار حسابداری می تواند به افزایش دقت در امور مالی شما با کاهش یا حذف خطاهای انسانی در محاسبه کمک کند. فرایندهای حسابداری دستی شامل بسیاری از محاسبات ریاضی با دست است. یک محاسبه نادرست در اوایل فرآیند می تواند تأثیر زیادی بر محاسبات بعدی داشته باشد. از سوی دیگر، کامپیوترها عملا قادر به ایجاد چنین خطایی نیستند. با این حال، لازم به ذکر است که نرم افزار حسابداری از خطاهای انسانی ناشی از ورود داده ها یا اشتباهات تفسیری مصون نیست.
افزایش سرعت
با استفاده از نرم افزار حسابداری، کسب و کارها قادر به پردازش حساب های خود با سرعت بیشتری نسبت به پردازش دستی هستند. بخشی از این افزایش سرعت ناشی از استفاده از رایانه ها است که قادر به پردازش ارقام بسیار سریعتر از مغز انسان است. علاوه بر این، نرم افزار حسابداری به سازمان ها اجازه می دهد تا کارایی را با معرفی اتوماسیون بهینه سازی کنند. برای مثال، یک کسب و کار باید مالیات فروش را در تمام معاملات خود ثبت کند. نرم افزار حسابداری می تواند به صورت اتوماتیک برای هر ورودی مالیات تعیین شده را اتخاذ کند.
کاهش هزینه ها
مزایای ناشی از سرعت و کارآیی نرم افزار حسابداری اغلب منجر به کاهش هزینه های کلی می شود. استفاده از یک برنامه حسابداری به هر یک از اعضای تیم حسابداری این اجازه را می‌دهد که در زمان کمتری کار بیشتری را انجام دهند. به طور بالقوه به این معنی است که افراد کمتری برای انجام کار حسابداری مورد استفاده قرار می گیرند. این به نوبه خود، می تواند هزینه های اداری حسابداری را کاهش دهد.
ارائه انواع گزارش ها
نرم افزار حسابداری کمک می کند تا اطلاعات مالی، دقیق و به موقع در اختیار کارکنان قرار بگیرد. به عنوان مثال فرض کنید یک مدیر مالی شرکت باید یک گزارش از نقدینگی داشته باشد تا دو ساعت دیگر در جلسه ارائه دهد. بسیاری نرم افزارهای حسابداری کاربران را قادر می سازند تا گزارش های متنوع مالی را ، تنها با پر کردن یک فرم و یا کلیک بر روی یک دکمه داشته باشند. این در حالی است که ایجاد چنین گزارشی به صورت دستی می تواند یک فرایند وقت گیر باشد.
کاهش مالیات
پرداخت مالیات های کسب و کار شما می تواند یک فرایند پیچیده باشد و مستلزم پیگیری تمام معاملات شما باشد. نرم افزار حسابداری کمک می کند تا این فرایند را ساده تر انجام دهید و اطمینان حاصل شود که تمام جزئیات مالی کسب و کار شما در یک مکان قرار دارد.
انتخاب نرم افزار حسابداری مناسب
همه نرم افزارهای حسابداری به طور یکسان طراحی و تولید نمی شوند. انتخاب صحیح نرم افزار به شرکت شما کمک می کند تا حداکثر سود را از اتوماسیون حسابداری کسب کند.
نرم افزار حسابداری وینا بهترین راه حل حسابداری برای شرکت شما است. این امکان را به شما می دهد تا نسخه های مختلف نرم افزار را با توجه به نیازهای کسب و کارتان انتخاب کنید.
نرم افزار حسابداری وینا تمام گزارش‌هایی را که برای پرونده‌های مالیاتی و سایر پرونده‌های دولتی مورد نیاز است تولید می‌کند تا در وقت و زمان شما صرفه‌جویی کند. این به شرکت شما کمک می کند رشد کند و در دنیای تجارت مدرن رقابتی بماند