آمار و اطلاعات مربوط به درآمدها و هزینه های هر واحد تجاری برای دوره ها و فواصل زمانی معین گردآوری می‌شود و پس از تجزیه و تحلیل و جمع آوری،به شکل صورت سود و زیان ارائه می گردد. صورت مذکور معمولا برای دوره های زمانی یک ماهه،سه ماهه،شش ماهه یا یکساله تهیه می شود.
در پایان هر دوره،وضع هزینه ها از محل درآمدهای دوره،و تنها میزان سود یا زیان ویژه برگه ارقام به دارایی‌ها،بدهی ها و سرمایه را نیز که باید در ترازنامه منعکس شود،مشخص می شود،مشخص میکند.
در مواردی که درآمدهانقدی باشد و حاصل درآمد در همان دوره ای که درآمد تحقق پیدا کرده است نقد دریافت شود،از نقطه نظر اختصاص درآمد به دوره زمانی مربوط مشکلی پیش نمی‌آید. به همین ترتیب،چنانچه پرداخت هزینه در همان دوره ای که درآمد ناشی از عاید آن واحد می شود صورت می پذیرد،ارتباط هزینه با دوره زمانی مربوط به مسئله ایجاد نخواهد کرد. مشکل ارتباط درآمد یا هزینه به دوره های زمانی مختلف هنگامی بروز میکند که درآمد یا هزینه در یک دوره زمانی دریافت یا پرداخت شود ولی جزاء یا کلاً به دوره‌های زمانی دیگر مربوط باشد. طبقه بندی و اصطلاحات
بسیاری از درآمدها و هزینه ها ممکن است در شرایط خاصی تا پایان یک دوره مالی موفق باقی بمانند یا به دوره های آتی انتقال یابد. در این حالات مبالغ فوق تحت عنوان تعدیلات در کاربرگ صورت های مالی ثبت می شوند. در صورتی که کاربرگ برای یک سال مالی تهیه می شود،تعطیلات مذکور در دفتر روزنامه به ثبت می‌رسد و سپس به دفتر کل انتقال میابد.اما در موارد تهیه صورتهای مالی در فواصل کوتاه تر،تعدیلات مذکور فقط در کاربری منعکس می شود.
باید توجه داشت که هر یک از ثبت های اصلاحی مورد بحث،همبر حساب های مذکور در ترازنامه و هم بر حسابهای مربوط به صورت سود و زیان تاثیر دارد. برای مثال فرض کنید که طرف بستانکار یک ثبت اصلاحی باعث افزایش حساب بدهی ها ترازنامه گردد.
در این صورت طرف بدهکار ثبت مزبور مجبور به یکی از دو حالت زیر خواهد شد:
۱-افزایش حساب هزینه (صورت سود و زیان)
۲-کاهش حساب درامد (صورت سود و زیان)
در هیچ حالتی،یک ثبت اصلاحی فقط بر روی حساب های دارایی یا بدهیهر دو از ترازنامه با حسابهای هزینه یا درآمدهر دو از صورت سود و زیان_تاثیر نخواهد گذاشت.
برگرفته از کتاب اصول حسابداری نوشته فیلیپس فس