سیستم سند پرداخت برای ثبت پرداخت های نقدی، از طریق قانونمند کردن فرآیند تصویب و ثبت صورتحسابها برای پرداخت، موجبات بهبود کنترل داخلی واحد تجاری بر پرداخت های نقدی را فراهم می کند. ما سیستم سند پرداخت را به شکلی که در یک واحد بازرگانی استفاده می شود، مورد بررسی قرار خواهیم داد.
سیستم سند پرداخت از این موارد استفاده می کند: (1) اسناد پرداخت، (2) دفتر ثبت سند پرداخت، (3) یک پرونده اسناد پرداخت نشده، (4) یک دفتر ثبت صدور چک (5) یک پرونده اسناد پرداخت شده. واحد بازرگانی مثال ما دارای دوایر مجزایی برای خرید کالا، دریافت کالا، پرداخت وجوه نقد و حسابداری می باشد.
اسناد پرداخت
به خاطر بیاورید که یک سند پرداخت مدرکی است که پرداخت وجوه نقد را مجاز می کند. دایره حسابداری اسناد پرداخت را تهیه می کند. در یک سند پرداخت علاوه بر وجود محل هایی برای نام گیرنده وجه، موعد پرداخت، شرایط، شرح، و مبلغ صورتحساب، سند پرداخت شامل بخشی برای امضای تایید پرداخت توسط مدیران تعیین شده می باشد. قسمت پشت سند پرداخت دارای محل هایی برای ثبت حساب بدهکار شده، تاریخ پرداخت و شماره چک است.
دفتر ثبت سند پرداخت
بعد از اینکه سند به امضای مسوول مربوطه رسید، به دایره حسابداری ارسال می گردد تا در دفتر ثبت سند پرداخت ثبت شود. این دفتر شبیه دفتر روزنامه خرید می باشد اما نسبت به آن از جامعیت بیشتری برخوردار است. در سیستم سند پرداخت، تمام مخارج ابتدا در دفتر ثبت سند پرداخت ثبت می شود. این نحوه عمل، از آنجا که سابقه اولیه تمام مخارج را در یک دفتر روزنامه متمرکز می کند، یک مشخصه اساسی کنترلی سیستم پرداخت به حساب می آید.
بدین معنی که تمامی پرداخت های نقدی باید قبل از پرداخت مستند و تایید شوند. بدهکار هر مبادله حسابی است که پرداخت بابت آن صورت گرفته و بستانکار آن اسناد پرداخت پرداختنی است. این حساب در بسیاری از سیستم های سند پرداخت جایگزین حساب های پرداختنی می شود.