مطالبات چیست؟
مطالبات ادعای پولی نسبت به واحدهای تجاری و افراد می باشد و معمولا به دنبال فروش کالا یا خدمات و یا قرض دادن پول بدست می آید. در واقع فروش های نسیه برای بسیاری از واحدهای تجاری، درآمد فروش محسوب می شود. مطالبات همان "حسابها و اسناد دریافتنی" است . مطالبات را می توان به دو قسم تجاری و غیر تجاری تقسیم کرد.
مطالبات از نظر امکان وصول یا عدم وصول به دو قسم تجاری و غیرتجاری تقسیم می شود:
الف) حتمی الوصول: حتما وصول می شوند و امکان عدم وصول آنها صفر است.
ب) لاوصول: امکان وصول آنها تقریبا صفر و ناممکن است.
ج) مشکوک الوصول: در وصول یا عدم وصول آنها مشکوک و مرددیم.
در اثر فروش نسیه باید انتظار داشت که بخشی از مطالبات غیر قابل وصول باشد که برای ثبت مطالبات مشکوک الوصول در دفاتر دو روش داریم:
1- روش حذف مستقیم
2- روش ایجاد ذخیره
روش حذف مستقیم:
این روش زمانی مورد استفاده قرار می گیرد که نسبت به غیر قابل وصول بودن مطالبات در آینده اطمینان کامل داریم و هیچ شک و شبهه ای وجود ندارد.
همچنین میزان مطالبات سوخت شده بی اهمیت باشد. در این روشن آن قسمت از مطالبات غیر قابل وصول را با بدهکار کردن حساب هزینه مطالبات سوخت شده و بستانکار کردن حساب های دریافتنی از دفاتر خارج می کنید این روش بسیار ساده است اما نمی توان هزینه ها را با درآمدها مقابله داد.
روش ایجاد ذخیره:
این روش زمانی مورد استفاده قرار می گیرد که نسبت به وصول قسمتی از مطالبات در آینده مشکوک هستیم و احتمال می دهیم که این مطالبات را نتوانیم وصول کنیم، در این صورت با ایجاد ذخیره از طریق بدهکار کردن حساب هزینه مطالبات مشکوک الوصول و بستانکار کردن حساب ذخیره مطالبات مشکوک الوصول، ثبت های مربوطه را در دفاتر انجام می دهیم.
در روش ایجاد ذخیره، در صورتیکه در آینده مشخص شود، مطالباتی را که قبلا مشکوک الوصول شناسایی کرده ایم و از بابت آن در حساب ها ذخیره مورد نیاز را ایجاد نموده ایم، کاملا سوخت شده و دیگر وصول نخواهد شد، با بدهکار کردن حساب ذخیره مطالبات مشکوک الوصول و بستانکار کردن حساب های دریافتنی از دفاتر خارج می کنیم.
نکته: حساب ذخیره مطالبات مشکوک الوصول یک حساب دائمی با ماهیت بستانکار می باشد که در پایان هر دوره مالی مانده این حساب در ترازنامه در زیر حساب های دریافتنی نشان داده شده و از حساب های دریافتنی کسر می شود.
روش های شناسایی مطالبات مشکوک الوصول:
1- روش بررسی موردی
در این روش، باید تک تک حساب های دریافتنی را بررسی نمود و آن قسمت از حساب ها که مشکوک الوصول می باشند را در دفاتر ثبت کرد. این روش زمانی مفید است که تعداد حساب های دریافتنی محدود باشد.
2- روش تجزیه سنی حساب های دریافتنی
در این روش باید تمامی حساب های دریافتنی را بر اساس تاریخ سررسید در جدولی مرتب نمود و از حساب هایی که مدت زمان کمتری از تاریخ سررسید آنها گذشته یا هنوز تاریخ سررسیدشان نرسیده با درصد کمتری مطالبات مشکوک الوصول شناسایی کرد، ولی از حساب هایی که تاریخ سررسیدشان مدت زمان بیشتری گذشته، درصد بیشتری مطالبات مشکوک الوصول شناسایی نموده و در دفاتر ثبت می کند. در این روش هزینه طالبات مشکوک الوصول بدهکار و ذخیره مطالبات مشکوک الوصول بستانکار می شود.
نکته: تعدیل مانده حساب ذخیره مطالبات مشکوک الوصول در پایان دوره مالی به این شکل است که: این حساب یک حساب دائمی و ترازنامه ای است یعنی مانده حساب ذخیره مطالبات مشکوک الوصول در پایان دوره مالی می بایستی تعدیل و به روز شود سپس به دوره مالی بعد انتقال یابد.
3- روش درصدی از فروش های نسیه
در این روش براساس تجربه در پایان هر دوره مالی درصدی از مانده حساب فروش نسیه خالص را به عنوان مشکوک الوصول شناسایی نموده و در دفاتر ثبت می کند در این روش هزینه مطالبات مشکوک الوصول بدهکار و ذخیره مطالبات مشکوک الوصول بستانکار می شود.
4- روش درصدی از مانده حساب های دریافتنی
در این روش بر اساس تجربه در پایان دوره مالی درصدی از مانده حساب های دریافتنی را مشکوک الوصول شناسایی نموده و در دفاتر ثبت می کند. در این روش هزینه مطالبات مشکوک الوصول بدهکار و ذخیره مطالبات مشکوک الوصول بستانکار می شود.
نکته 1. هزینه مطالبات مشکوک الوصول یک حساب موقت سود و زیانی است و لازم است در پایان دوره مالی به منظور رعایت اصل تطابق (تخصیص) باید به سود/زیان بسته شود. این هزینه در ردیف هزینه های عمومی و اداری به وسود و زیان منتقل می شود.
نکته 2. حساب ذخیره مطالبات مشکوک الوصول دارای مانده بستانکار است و به منظور رعایت اصل واقعیت می بایستی در ترازنامه در ردیف داراییهای جاری به صورت کاهنده در زیر حساب های دریافتنی نوشته شود.
دوره وصول مطالبات
این نسبت بیانگر گردش مطالبات یک واحد اقتصادی است. هر چقدر این نسبت بالاتر باشد مطلوبتر است چون بیان می کند موسسه مطالبات خود را به موقع وصول کرده است.
کاهش در این نسبت بیانگر سوخت مطالبات است.
فروش نسیه ÷ متوسط مطالبات × 360 = دوره وصول مطالبات
به مثال شرکت خرم توجه کنید:
جمع فروش های نسیه شرکت خرم 66000000 ریال است. از طرف دیگر مانده مطالبات در اول دوره 8000000 ریال و در پایان سال 12000000 ریال است. مطلوب است دوره وصول مطالبات:
2/( مانده بدهکاران اول دوره مالی + مانده بدهکاران پایان دوره مالی):متوسط مطالبات
10000000=2 /(8000000 + 12000000):متوسط مطالبات
66000000 ÷ 10000000× 360 = دوره وصول مطالبات
واکاو ساده این نسبت:
جواب این نسبت برابر است با 54.54 که نشان می دهد شرکت خرم هر 54 روز می تواند مطالبات خود را وصول کند.
نکته قابل تامل اینجاست که دوره وصول مطالبات نباید اختلاف زیادی با شرط فروش نسیه داشته باشد چرا که اگر شرط فروش نسیه 20 روز و دوره وصول مطالبات 54 روز باشد حاکی از دستگاه وصول مطالبات شرکت است که این مسئله به نفع موسسه نخواهد بود.