یک سیستم حسابداری دستی (یا نرم افزار حسابداری اشتباه برای مشاغل کوچک) می تواند کار اضافی و اشتباهات پرهزینه ایجاد کند. نرم‌افزار حسابداری مناسب می‌تواند فرآیند کسب و کار شما را کارآمدتر و گزارش گیری را برای شما آسانتر نماید و شما به دنبال آن میتوانید ارزیابی‌های تجاری دقیق‌تری انجام دهید.
اما با وجود نرم افزارهای حسابداری بسیار زیادی که در بازار وجود دارد، انتخاب یک پلت فرم مناسب می تواند چالش برانگیز باشد.
اگر از خود پرسیده اید، "آیا برای کسب و کار کوچک خود به نرم افزار حسابداری نیاز دارم؟" دقیقا شما در جای مناسب هستید. پس بیایید به دلایلی که ممکن است به نرم افزار حسابداری برای شرکت خود نیاز داشته باشید نگاهی بیندازیم.
آیا برای کسب و کار کوچک خود به نرم افزار حسابداری نیاز دارم؟
10 مورد از دلایلی که پاسخ شما به این سوال مثبت است
چند نشانه واضح وجود دارد که نشان می دهد شما آماده تهیه یک سیستم نرم افزار حسابداری هستید . اگر زمان زیادی را صرف کارهای دستی می کنید، وقت خود را برای جابجایی مکرر بین ابزارهای تحلیلی تلف می کنید و یا از چالش های مالیاتی می ترسید، دقیقا همین الان وقت آن است که یک راه حل حسابداری را برای حل این مشکلات در نظر بگیرید.
بیایید نگاهی به ده دلیل اصلی که نشان می دهد برای کسب و کار کوچک خود به نرم افزار حسابداری نیاز دارید، بیاندازیم.
-
ساعت های زیادی صرف کارهای دستی می شود
حسابداری می تواند زمان قابل توجهی را به خود اختصاص بدهد، به خصوص زمانی که از یک سیستم دستی استفاده می کنید. اگر از حسابداری دوبل استفاده می کنید، ممکن است متوجه شوید که کارهای مشابه را به طور مکرر در یک حلقه به ظاهر بی پایان انجام می دهید. نرم افزار حسابداری می تواند آن وظایف تکراری را خودکار کند و به شما امکان می دهد آن زمان را در ابتکارات تجاری مهم تر سرمایه گذاری کنید.
حسابداری برای کنترل موجودیها، یکی دیگر از فرآیندهای دستی زمان بر است که برنامه حسابداری مناسب می تواند آن را ساده کند. اگر ساعت‌ها را صرف وارد کردن داده‌ها می‌کنید، تغییر به نرم‌افزار حسابداری می‌تواند مدیریت موجودی را خودکار کند تا برنامه شلوغ شما را برای کارهای مهم دیگر آزاد کند.
نکته حرفه ای: سعی کنید زمان صرف شده برای کارهای حسابداری دستی را به مدت دو هفته پیگیری کنید. اگر بیش از 5 ساعت برای ورود داده ها و کارهای مکرر وقت می گذارید، ممکن است به نرم افزار حسابداری برای کسب و کار کوچک خود نیاز داشته باشید
-
شما اغلب بین ابزارهای مختلف حسابداری جابجا می شوید
بدون نرم افزار حسابداری مناسب ، ممکن است با چندین ابزار مختلف برای مدیریت امور مالی کسب و کار خود کار کنید. ممکن است از یک ابزار اختصاصی برای حقوق و دستمزد و یک صفحه پتلفرم برای ردیابی پروژه ها، به علاوه یک سیستم مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) و یک سیستم ردیابی موجودی دستی استفاده کنید.
جابجایی بین ابزارها و سیستم های مختلف نه تنها سردرگمی ایجاد می کند، بلکه بسیار ناکارآمد است. شما می توانید با تغییر به نرم افزار حسابداری که تمام جنبه های مختلف گردش کار شما را در یک راه حل یکپارچه ادغام می کند، فرآیند حسابداری خود را ساده تر کنید.
-
چالش تسلیم اظهارنامه های مالیاتی
با یک سیستم حسابداری دستی، ممکن است اجازه دهید پیگیری صورت حساب ها و گزارش ها انباشته شود. سپس هنگام تسلیم اظهارنامه های مالیاتی، با یک حجم دلهره آوری از داده ها برای ورود به دفتر خود مواجه می شوید. زمان لازم برای آماده سازی پرونده های شما برای مالیات می تواند طاقت فرسا باشد. بدتر از آن، انجام همه کارها در آخرین لحظه می تواند منجر به اشتباهاتی شود که می تواند بار مالیاتی شما را افزایش دهد.
نرم افزار حسابداری مناسب می تواند ورود اطلاعات شما را به صورت خودکار انجام دهد و زمان انجام امور مالیاتی را به یک فرآیند سریع و بدون استرس تبدیل کند. اگر هنوز می‌پرسید «چرا کسب‌وکار کوچک من به نرم‌افزار حسابداری نیاز دارد» میزان زمان و استرسی که در زمان مالیات تجربه می‌کنید می‌تواند پاسخ شما باشد.
-
تعداد معاملات کسب و کار شما افزایش یافته است
همانطور که تجارت شما رونق می گیرد، دفتر کل شما نیز شلوغ تر می شود. زمانی که مشتریان و پروژه های بیشتری را اضافه می کنید، ردیابی دستی داده ها می تواند بسیار زیاد باشد. در واقع، حتی اگر اکنون از نرم افزار حسابداری استفاده می کنید، ممکن است از حد تعریف کالا و خدمات و طرف حساب های آن فراتر بروید، زیرا بسیاری از نرم افزار ها شما را به تعداد مشخصی محدود می کنند.
منتظر نمانید تا زمانی که سیستم حسابداری دستی یا رایگان شما مشکلی ایجاد کند، زیرا این مورد می‌تواند هزینه و زمان زیادی را به همراه داشته باشد. بهتر است قبل از اینکه به این مورد برسید آن را ارتقا دهید.
-
نرم افزار حسابداری که استفاده می کنید کند است و یا تاخیر زیادی دارد
شاید به دلیل شروع راه اندازی کسب و کار خود و بودجه کم از یک نرم افزارحسابداری مبتندی استفاده می کنید و تاخیر در جابه جایی بین فرم ها و لیست های آن را به دلیل کم حجم بودن کارها پذیرفتید.
اما اکنون شما به خوبی پاگرفته است و شما باید کارهای حسابداری خود را به سرعت انجام دهید تا بتوانید روی تجارت تمرکز کنید. حتی ممکن است دیگر خودتان حسابداری را انجام ندهید، بنابراین یک سیستم کند شما را مجبور می کند ساعاتی را به کسی پول بدهید تا منتظر نرم افزار بماند. این اتلاف وقت و پول است.
در مقابل، یک سیستم نرم افزار حسابداری قوی می تواند حجم بالایی از وظایف را به سرعت پردازش، گردش کار شما را ساده کند و در زمان شما و کارمندانتان صرفه جویی کند.
نکته حرفه ای: صاحبان مشاغل کوچک می توانند هنگام تصمیم گیری در مورد ارتقا یا عدم ارتقا سیستم های حسابداری، زمان تغییر از یک فرم به فرم دیگر را اندازه گیری کنند. سپس آن را در تعداد سوئیچ های صفحه نمایش تخمینی در روز ضرب کنید. نتایج به راحتی می تواند تا پنج ساعت یا بیشتر در هفته اضافه شود. هزینه ماهانه آن ساعات را محاسبه کنید، تمدید اشتراک ماهانه یا ارتقا نرم افزارحسابداری شما ممکن است ارزان تر باشد.
-
شما نیاز به یکپارچگی دارید
اگر بخواهید سیستم حسابداری خود را به CRM خود متصل کنید یا فاکتورها را ارسال و پیگیری کنید، یکپارچه سازی بخش مهمی از بهترین نرم افزار حسابداری امروزی است. به عنوان مثال، یک برنامه حسابداری شایسته باید بتواند به راحتی داده ها را از برنامه های ردیابی هزینه وارد کرده و آن را به روشی مفید پردازش کند.
هنگامی که برنامه ها یکپارچه می شوند، ساعت ها در انتقال دستی داده ها از برنامه های خارجی صرفه جویی می کنید. راه حل نرم افزاری مناسب مزایای یکپارچه سازی را بدون هزینه نگهداری ارائه می دهد. به این معنی که راه‌حل‌های حسابداری که روی همان پلتفرم ابزارهای تجاری دیگر شما قرار دارند، بدون ادغام‌های پرهزینه در پس‌زمینه به هم متصل می‌شوند.
-
حقوق و دستمزد کارمندان شما در حال گسترش است
حقوق و دستمزد یک کار وقت گیر است. همانطور که تعداد کارکنان شما رشد می کنند، نیازهای حقوق و دستمزد شما نیز افزایش می یابد. حتی اگر یک سیستم حسابداری راه‌اندازی کرده باشید که به شما امکان می‌دهد حقوق و دستمزد را اجرا کنید، ممکن است تعداد کارمندانی را که میتوانید ماهانه پردازش کنید، محدود کند.
برخی از نرم افزارهای حقوق و دستمزد فقط تا اجازه تعریف 50 کارمند را به شما می دهد. در چنین شرایطی، زمان آن رسیده است که یک نرم افزار حسابداری را که با شما رشد می کند، انتخاب کنید. فراتر از پرسیدن «آیا برای کسب و کار کوچکم به نرم افزار حسابداری نیاز دارم»، مشخص کنید که کدام پلتفرم نرم افزاری با فرآیندهای کسب و کار شما سازگاری بیشتری دارد.
-
شما به گزارش های متنوع از کسب و کار خود نیاز دارید
همانطور که کسب و کار شما رشد می کند، نیاز به گزارش مالی دقیق تر نیز افزایش می یابد. به‌جای صرف زمان برای وارد کردن داده‌ها، آن زمان را برای ارزیابی گزارش‌ها صرف کنید تا بتوانید زمینه‌های رشد و بهبود را پیگیری کنید. یک نرم افزار حسابداری مبتدی ممکن است گزارشات زیادی برای تحلیل کسب و کار شما نداشته باشد. با نسخه های مختلف نرم افزار حسابداری وینا به راحتی به پلتفرم گزارش دهی قوی تری دسترسی خواهید داشت.
شما به اتوماسیون نیاز دارید
نرم افزار حسابداری می تواند با خودکار کردن فرآیندهای زمان بر مانند صورتحساب ماهانه یا رسیدگی به هزینه های معمول زندگی شما را آسان تر کند. اتوماسیون همچنین تطبیق صورت های بانکی شما را آسان تر می کند. بهتر از همه، با قرار دادن داده ها و جزئیات اولیه در جایی که بیشتر مورد نیاز است، احتمال خطای انسانی را کاهش می دهد.
میتوانید وظایف مرتبط با تطبیق حساب‌ها، به‌روزرسانی سوابق مالی و حتی ایجاد صورت‌های مالی خود را خودکار کنید.
نکته حرفه ای: به مدت زمانی که در حال حاضر صرف هزینه های پردازش یا صورتحساب دستی می کنید توجه کنید. این ساعات بسیار پرهزینه تر از جابجایی به نرم افزار حسابداری است که وظایف مالی مشاغل کوچک را خودکار می کند.
-
سفارشی سازی یک امر ضروری است
داشتن گزارش های مفید برای رشد هر کسب و کاری ضروری است. سفارشی کردن گزارش ها به گونه ای که بتوانید داده ها را به روشی خاص بررسی کنید، به رشد شما کسب و کار شما کمک بسیاری می کند.
به عنوان مثال، ممکن است بخواهید یک گزارش مالیات بر ارزش افزوده فروش برای سه ماهه گذشته را از نرم افزار بگیرید، یا هزینه ها را بررسی کنید.. سفارشی‌سازی به شما امکان می‌دهد تا برای تصویر دقیق‌تری از وضعیت مالی شرکت خود، داده‌ها را بررسی کنید. این امر می‌تواند تشخیص تله‌ها و فرصت‌های جدید را آسانتر کند و کسب‌وکار کارآمدتر و سودآورتری ایجاد کند.