فهرست ماندههای دفتر کل در پایان هر دوره حسابداری که به صورت ترازنامه آزمایشی تنظیم میشود،نقطه شروع مناسبی برای تهیه صورتهای مالی است.بسیاری از مانده های مذکور در تراز آزمایشی عینا در صورتهای مالی منعکس می شوند. مثلا مانده حساب وجوه نقد،معمولا نمایانگر میزان دارایی نقدی در پایان دوره مالی است. و همچنین مانده حسابهای پرداختنی،نشان دهنده میزان تعهدات واحد از بابت این گونه بدهی ها در پایان دوره مالی می باشد.
موارد فوق لزوماً درباره ی کلیه ی مانده های مندرج در تراز آزمایشی صدق نمی کند. از جمله مانده حساب داراییهای پیش پرداخت شده معمولا بیشتر از میزان واقعی آنهاست،زیرا مصارف یا کاهش روزمره آنها،به موقع در حساب ها منعکس نمی شود.
برای مثال،مانده حساب موجودی مواد نشان دهنده بهای موجودی مواد در آغاز دوره به علاوه بهای مواد خریداری شده در طی دوره می باشد. بی گمان بخشی از این مواد در طی دوره مصرف شده اند. بنابراین مانده ثبت شده در تراز آزمایشی بیش از واقع است.
به همین ترتیب مانده حساب پیش پرداخت بیمه معمولاً شامل مانده آغاز دوره به علاوه حق بیمه های پرداختی در طی دوره مالی است.بنابراین بخشی از ماده مذکور که در اثر گذشت زمان و انقضای تمام یا قسمتی از دوره زمانی بیمه،ماهیت هزینه پیدا کرده،در حساب مربوطه منعکس نشده و در نتیجه از مانده مذکور کسر نشده است. عدم ثبت مصارف و کاهش تدریجی دارایی های پیش پرداخت شده در حسابهای دفتر کل موجب میشود که مانده حساب های دارایی من بیشتر به حسابهای هزینه مربوطه کمتر از میزان واقعی آنها باشد.
بعلاوه تراز آزمایشی ممکن است حاوی کلیه اطلاعات مورد نیاز برای تهیه صورتهای مالی،مثل درآمد و هزینه هایی که مربوط به دوره مالی است و در حسابها ثبت نشده است،نباشد.
برای مثال هزینه حقوق معمولاً در تاریخ پرداخت در حسابها به ثبت میرسد. در این صورت چنانچه تاریخ آخرین پرداخت با تاریخ پایان دوره مالی منطبق نباشد،هزینه حقوق مربوط به فاصله زمانی بین دو تاریخ مذکور،در پایان سال پرداخت نشده و به اصطلاح `معوق`باقی می ماند. حال آنکه هزینه مذکور مربوط به دوره مالی مورد بحث و بابت خدماتی است که در دوره مذکور انجام شده است. از طرف دیگر هزینه حقوق محبت معرف بدهی موسسه در مقابل کارکنان خود در آخرین روز دوره مالی است.
برگرفته از کتاب اصول حسابداری نوشته فیلیپس فس