هزینه حقوق و دستمزد کارکنان بخش زیادی از هزینه های یک موسسه را به خود اختصاص می دهد. در دنیای رقابتی امروز واضح است مدیریت واحدهای اقتصادی نیازمند کنترل دقیق و منظم این هزینه ها می باشد و از طرفی دیگر کارکنان یک واحد اقتصادی توقع دارند حقوق و مزایای خود را به شکل منظم و صحیح دریافت کنند همچنین باید توجه نموده که محاسبات تعیین حقوق و مزایا حجم گسترده دارد قوانین کشور، واحدهای اقتصادی را ملزم می نمایند تا اطلاعات خاصی از تعداد کارکنان حقوق و مزایای مربوطه را همه ماه به دستگاههای ذی ربط همچنین وزارت دارایی برای وصول مالیات حقوق و سازمان تامین اجتماعی برای ارائه خدمات ارسال نمایند برای اینکه موارد فوق به درستی صورت گیرد شرکت ها نیازمند ایجاد یک سیستم منظم و کارآمد برای دایره حقوق و دستمزد است یک سیستم حقوق و دستمزد باید به گونهای طراحی گردد که اطلاعات لازم را به سرعت و به موقع جمع آوری و مبلغ صحیح قابل پرداخت به هر یک از کارکنان و دستگاههای مربوطه را محاسبه نماید. در ضمن باید از استقرار روش های کنترلی مناسب جهت جلوگیری از پرداخت وجه به شکل غیر قانونی به اشخاصی که به دنبال سوء استفاده از منابع سازمان می باشند اطمینان معقولی حاصل نمود.
شرکت ها در پرداخت حقوق و دستمزد تابع قانون کار می باشند توجه نمایید که قانون کار حداقل پرداخت های ممکن به کارگران را مشخص نموده و شرکت ها حق پرداخت کمتر از حقوق و مزایای مشخص شده در قانون کار را نخواهند داشت اما ممکن است در برخی شرکت ها مزایایی بیشتری علاوه بر مزایای مطروحه در قانون کار به کارکنان خود را پرداخت نمایند که این مورد به بلامانع است آنچه اهمیت دارد این است که حسابداران حقوق و دستمزد به ناچار باید اشراف کامل به قوانین مربوط به حقوق و دستمزد داشته باشند به دلیل اینکه حقوق و دستمزد یکی از مهمترین بخش های واحد مالی بوده که مدیران شرکتها به آن نگاه ویژهای دارند اگر در محاسبات حقوق اشتباهی صورت گیرد شما با کارمندان اداره دارایی تامین اجتماعی و اداره کل با مشکل مواجه خواهند شد.
کنترل حقوق و دستمزد
از آنجا که هزینه حقوق و دستمزد افراد شاغل در موسسه انتفاعی و غیر انتفاعی مبلغ قابل اهمیتی است از این رو برنامه ریزی و کنترل آن الزامی است عناصر تشکیل دهنده سیستم کنترل حقوق و دستمزد شامل دوایر زیر خواهد بود.
1-دایره کار گزینی
2-دایره زمان سنجی
3-دایره برنامه ریزی تولید
4-دایره ثبت اوقات کار
5- دایره حسابداری و حقوق و دستمزد
6-دایره حسابداری بهای تمام شده
استفاده از هر یک از دوایر فوق با توجه به نوع فعالیت(خدماتی، بازرگانی و تولیدی) واحد تجاری نقش به سزایی در امر تصمیم گیری درست را ایفا می نماید.
دایره کارگزینی:
این دایره در واحد تجاری، مسئول تهیه و تدوین دستورالعمل ها، آیین نامه های استخدامی، صدور احکام نیروی انسانی و ترفیعات و تغییرات حقوق و احکام آنها با توجه به قوانین و مقررات می باشد، همچنین آموزش افراد شاغل، نحوه استفاده از مرخصی، تعیین و تشریح شرح وظایف، نقد و انتقالات بین دوایر بخشهای واحد تجاری و... را نیز به عهده دارد.
دایره زمان سنجی:
این دایره زمان استاندارد لازم جهت ساخت یک واحد کالا یا محصول را محاسبه می کند. زمان استاندارد انجام کار با توجه به شرایط فیزیکی و امکانات موجود تعیین شده و این دایره با توجه به تجزیه و تحلیل امکانات و تجهیزات واحد تجاری و شرایط فیزیکی حاکم بر محیط زمان لازم را از نقطه شروع حرکت تولید تا تکمیل محصول مشخص می نماید.
دایره برنامه ریزی تولید:
قبل از آغاز عملیات تولید، وظیفه این دایره برنامه ریزی ساخت محصول با توجه به زمان استاندارد مورد نیاز می باشد، عمل برنامه ریزی این امکان را به وجود می آورد که هزینه دستمزد واقعی بر مبنای زمان مصرف شده با هزینه دستمزد پیش بینی شده بر مبنای ساعت کار استاندارد مقایسه و انحراف آن محاسبه شود، اگر دستمزد (ساعات) واقعی انجام یک کار مغایر با دستمزد (ساعات) پیش بینی شده (استاندارد ) باشد، علت پیگیری می شود. برخی اوقات ممکن است به دلیل خرابی دستگاه کمبود مواد اولیه و ... ساعات واقعی و پیش بینی شده باشد تفاوت زیادی با یکدیگر داشته باشند در واقع انحرافات ایجاد شده نشان دهنده عوامل مذکور بوده که با بررسی و پیگیری آن واحد تجاری می تواند در رفع آن اقدام نماید.
دایره ثبت اوقات کار:
این دایره اطلاعات مربوط به زمان کارهای انجام شده در ارتباط با هر یک از مراحل تولید یا سفارشات را جمع آوری می نماید. جمع آوری این اطلاعات از طریق کارت حضور و غیاب و کارت اوقات کار بدست می آید.
کارت ساعت(حضور و غیاب):
ساعت شروع به کار و خاتمه کار هر یک از کارکنان در هر روز را مشخص می نماید، واحد های مختلف برای حضور و غیاب کارکنان از کارت های مغناطیسی ماشینی کامپیوتری و یا دستی استفاده می نمایند. البته با توجه به پیشرفت تکنولوژی از ماشین های کارت زنی با اثر انگشت نیز استفاده می شود که این روش موجب جلوگیری از تقلب و اشتباه می گردد.
کارت اوقات کار:
زمانی که هر کارگر برای ساخت و تکمیل هر سفارش سپری کرده است را مشخص می نماید.
دایره حسابداری حقوق و دستمزد:
اسناد و مدارک حقوق و دستمزد هر یک از افراد نیروی انسانی در این دایره نگه داری می شود. این دایره وظیفه تهیه و تنظیم لیست حقوق و دستمزد، شامل تعیین مبلغ ناخالص، کسورات، خالص حقوق و دستمزد قابل پرداخت به هر یک از افراد نیروی کار به عهده دارد.
همچنین نحوه طبقه بندی هزینه حقوق و دستمزد و ثبت به عنوان دستمزد مستقیم (حقوق و دستمزد) کارکنانی که به طور مستقیم روی محصولات تولیدی کار می کنند و در تبدیل مواد به محصول نقش مستقیم دارند و به سهولت با یک واحد محصول قابل ردیابی است که به آن هزینه مستقیم می گویند.
دستمزد غیر مستقیم (دستمزد کارکنانی که به طور مستقیم روی محصول کار نمی کنند اما خدمات آنها از لحاظ انجام فرایند ساخت محصول ضروری است) و یا هزینه های عمومی و اداری نیز به عهده این دایره می باشد.
دایره حسابداری بهای تمام شده:
این دایره بر اساس اطلاعات و مدارک دوایر تولیدی و ساعات کار کارگران، هزینه هر سفارش یا هر مرحله از تولید را ثبت و گزارش می نماید.
لیست حقوق و دستمزد
این لیست جدول چند ستونی است که جهت گرد آوری اطلاعات لازم جهت محاسبه و پرداخت حقوق و دستمزد استفاده می گردد.طرح این لیست با توجه به تعداد کارکنان و همچنین نحوه ثبت سیستم (دستی یا کامپیوتری)متفاوت می باشد این لیست معمولا به منظور صدور و تنظیم سند حقوق و دستمزد به کار می روداطلاعاتی که معمولا در لیست حقوق و دستمزد درج می شود عبارتند از:
1)مشخصات فردی کارکنان شامل شماره پرسنلی
2)روزهای کارکرد، اضافه کاری و کسری کار
3)حقوق و مزایای مستمر و غیر مستمر نقدی و غیرنقدی
4)جمع حقوق و مزایا (کل درآمد)، حقوق و مزایای مشمول بیمه
5)کسورات حقوق (مالیات حق بیمه، اقساط وام و مساعده ...)
6)حقوق و مزایای خالص پرداختنی(قابل پرداخت)
7)شماره حساب کارمندی که مبلغ خالص قابل پرداخت به حساب آن واریز می شود
کسورات حقوق و مزایا
به جمع حقوق و مزایای هر یک از کارکنان در دوره ای که لیست حقوق و دستمزد تهیه می گردد، حقوق و مزایای ناخالص گفته می شود. که از حقوق و مزایای ناخالص ابتدا کسورات قانونی (شامل بیمه و مالیات) و سپس کسورات اختیاری (شامل قسط وام و مساعده و ...) کسر می گردد. مانده حقوق و مزایا پس از کسر کسورات که قابل پرداخت به هر یک از کارکنان می باشد، حقوق و مزایای خالص قابل پرداخت نام دارد.
شناسایی هزینه حقوق و دستمزد
در پایان هر ماه لیست حقوق و دستمزد تهیه و مبلغ بیمه و مالیات حقوق محاسبه می گردد. از آنجایی که پرداخت مبالغ حقوق و کسورات به سازمان های مربوطه ممکن است در ماه های بعد صورت پذیرند بنابراین در جهت رعایت اصل تطابق درآمد با هزینه های دوره، در پایان هر ماه نسبت به شناسایی هزینه حقوق و دستمزد اقدام می گردد.
سند حسابداری حقوق و دستمرد
هزینه حقوق و دستمزد *** (شامل کل حقوق و مزایا مانند حقوق پایه، حق مسکن، حق اولاد و ...)
هزینه بیمه کار فرما 23% *** (هزینه بیمه سهم کارفرما که به 7% سهم کار گر اضافه می شود) خالص حقوق پرداختنی***(قابل پرداخت به کارمند بعد از کسر تمام کسورات )مالیات پرداختی***(بدهی به سازمان امور مالیاتی) بیمه پرداختی30% ***(بدهی به سازمان تامین اجتماعی) سایر کسورات *** (بابت وام، مساعده و ...)
مثال:فرض کنید حقوق ناخالص آقای صابری در فروردین ماه 20000000 ریال بوده باشد و بیمه سهم کارگر1400000 ریال و بیمه سهم کار فرما 4600000 ریال و مالیات حقوق 850000 ر یال باشد در ضمن شرکت از بابت وامی که در اختیار آقای حسینی گرفته است ماهانه مبلغ 1000000 ریال از حقوق وی کسر می نماید و شرکت تاکنون پرداختی از بابت هزینه های حقوق و دستمزد به نداشته باشد. ثبت شناسایی هزینه حقوق و دستمزد به صورت زیر است:
حقوق و دستمزد 20000000
هزینه بیثمه کار فرما (23%) 4600000
خالص حقوق پرداختی 16750000
مالیات پرداختی 850000
بیمه پرداختی(30%) 6000000
وام کارکنان 1000000
ثبت پرداخت هزینه حقوق و دستمزد
در صورت صدور چک وعده دار از حساب اسناد پرداختی، در صورت پرداخت به صورت نقد از حساب صندوق و در صورت صدور چک روز و پاس شدن آن در همان روز از حساب بانک و اگر از تنخواه گردان شرکت پرداخت کرده باشد از حساب تنخواه در ثبت حسابداری پرداخت استفاده می کنیم
خالص حقوق پرداختی***مالیات پرداختنی***
بیمه پرداختنی30%***
اسناد پرداختنی/بانک/صندوق/تنخواه***
ثبت هزینه های حقوق و دستمزد به طور جداگانه
ثبت هزینه های حقوق و دستمزد به طور جداگانه بدون در نظر گرفتن بیمه و مالیات به صورت زیراست دقت نمایید مزایایی که به کارمندان تعلق می گیرد به عنوان هزینه شناسایی می شود.
1-ثبت هزینه حقوق اصلی
هزینه حقوق پایه***
خالص حقوق پرداختی***
2-ثبت اضافه کاری
هرینه اضافه کاری***
خالص حقوق پرداختنی***
3-ثبت حق اولاد
هزینه حق اولاد***
خالص حقوق پرداختی***
4- ثبت هزینه حق مسکن و خواربار
هزینه حق مسکن و خواربار***
خالص حقوق پرداختی***
5-هزینه حق بن
هزینه حق بن***
خالص حقوق پرداختنی***
6-هزینه حق ماموریت
هزینه حق ماموریت***
خالص حقوق پرداختنی***
مساعده و علی الحساب حقوق
مبلغی که کارکنان در طول ماه به صورت علی الحساب از بابت حقوق دریافت می کند مساعده است و در پایان ماه از حساب حقوق کارمند کسر می گردد.
الف)ثبت رویداد در زمان پرداخت مساعده:
مساعده و علی الحساب حقوق***
اسناد پرداختنی/بانک/صندوق/تنخواه***
ب)ثبت رویداد در زمان کسر از حقوق:
خالص حقوق پرداختنی***
مساعده و علی الحساب حقوق***