معمولا هزینه های نیروی کار تاثیر قابل ملاحظه‌ای بر سود ویژه اکثر واحدهای تجاری دارد. اگرچه اهمیت این هزینه در واحدهای مختلف متفاوت است،اما معمولا هزینه های حقوق،دستمزد و سایر مخارج مربوط به آن حدود یک سوم از درآمد واحد تجاری را به خود اختصاص میدهد. به اضافه،ضروری است که در سیستم حسابداری پیش بینی های لازم برای حصول اطمینان از پرداخت حقوق و دستمزد بر اساس برنامه های کلی واحد و با تایید مدیریت به عمل آمده باشد.
کارکنان یک واحد تجاری حق دارند انتظار داشته باشند که حقوق و مزایای خود را در فواصل منظمی دریافت دارند. بدون توجه به تعداد کارکنان و اشکالات موجود در محاسبه مبلغ پرداختی،سیستم مزد و حقوق باید به گونه ای طراحی شود که اطلاعات لازم را به سرعت گردآوری و روند صحیح قابل پرداخت هر یک از کارکنان را محاسبه کند و ضمناً تدابیر مناسبی برای جلوگیری از پرداخت به افراد واهی و سایر انواع سوء استفاده را به وجود اورد.
قوانین بسیاری از کشورها کارفرما را موظف به تصمیم اطلاعات لازم در مورد کارکنان و میزان حقوق و دستمزد آنها می سازد. در کشور ما طبق قانون مالیات بر درآمد کارفرما موظف است همه ماهه فهرستی شامل مشخصات کارکنان و میزان حقوق و دستمزد و مزایای آنان به حوزه های مالیاتی محل ارسال و مالیات کسر شده از کارکنان را به حساب های مختلفی واریز نماید،به اضافه طبق قوانین تامین اجتماعی لازم است هر ماه فرصتی شامل مشخصات و میزان حقوق و دستمزد کارکنان به ادارات تامین اجتماعی محاسبه حق بیمه سهم کارفرما و کارمند به حساب های مخصوصی واریز گردد.
رابطه کارمند و کارفرما
افرادی را که به واحد تجاری خدمت ارائه می کنند می توان به دو گروه کارکنان و پیمانکاران مستقل تقسیم کرد. سیستم های حقوق و دستمزد تنها کارکنان واحد تجاری را در بر می گیرند .در حقیقت رابطه کارفرما و کارمند ای وقتی قرار می شود که کارمند نیروی کار خود را در اختیار کارفرما قرار دهند. و کارفرما حق کنترل و جهت دادن به کار کارمند را داشته باشد،برای مثال فروشندگان یک واحد خرده فروشی ونیز حسابداری که مدیریت امور مالی یک واحد تجاری را بر عهده دارد از جمله کارکنان آن واحد محسوب می شوند . اما حسابدار مستقل ای که به حسابرسی یک واحد اشتغال دارد و نحوه انجام حسابرسی را مستقلا و به دور از راهنمایی و کنترل کارفرما برمی‌گزیند،کارمند واحد نیست،بلکه یک پیمانکار مستقل به شمار می آید.به همین ترتیب حقوقدانی که در قسمت امور حقوقی یک واحد تجاری کار میکند از کارکنان آن واحد است،اما وکیلی که وکالت واحد را در دادگاه عهده دار است،یک پیمانکار مستقل می باشد معمولا مبالغ پرداختی به پیمانکاران مستقل حق الزحمه یا حق المشاوره خوانده می شود و بخشی از حقوق و دستمزد واحد نمی باشد.
برگرفته از کتاب اصول حسابداری نوشته فیلیپس فس