عموما پرداخت های نقدی واحد های تجاری عموما به شکل چک پرداخت میگردد، اما پرداخت های کوچک مثل تمبر پستی ، هزینه حمل بسته پستی ، هزینه ایاب و ذهاب ، هزینه خوراکی و سایر هزینه ها یا خرید های کوچک عملی نیست باید بصورت نقد پرداخت شود .
این پرداخت هااز طریق سیستمی که تنخواه نامیده می شود ، پرداخت می گردد. در این سیستم مبلغ معینی به عنوان تنخواه گردان در اختیار یکی از کارکنان واحد تجاری قرار میگیرد تا کلیه پرداخت های جزیی از طریق او پرداخت شود.
جمع وجوهی که دارنده تنخواه گردان خرج نموده ، در ازاء دریافت اسناد مربوط یکجا و بوسیله یک برگ چک به او باز پرداخت می گردد. این عمل معمولا بصورت دوره ای انجام می شود ، مثلا هر پانزده روز و یا هر ماه یک بار برای استقرار سیستم تنخواه گردان باید مراحل زیر اجرا شود :
1- پرداخت های کوچک واحد تجاری در یک دوره کوتاه مدت
مثلا یک ماه پیش بینی می شود، چکی به مبلغ پیش بینی شده در وجه شخصی که مجاز به خرج کردن آن است صادر گردیده و ثبت مربوط به پرداخت وجه انجام می شود . هراز گاهی ، حساب تنخواه گردان برای افزایش یا کاهش سقف آن مورد تجدید نظر قرار می گیرد.
مثال :
بازرگانی مودت تصویب نموده است که مبلغ 2.000.000 ریال تنخواه گردان برای پرداخت های کوچک به کارپرداز بازرگانی پرداخت شود . ثبت زیر انجام می شود :
تنخواه گردان 4.000.000
وجه نقد 4.000.000
2- شخصی که تنخواه گردان در اختیارش قرار گرفته ، وجه دریافتی را همراه با اسناد مربوط به تنخواه گردان را در محلی مطمین مثلاگاو صندوق نگهداری می نماید .
سند هزینه تنخواه گردان که یک نمونه ساده آن در ادامه آمده است ، بوسیله دریافت کننده وجه امضاء و اطلاعات لازم برای ثبت وجه پرداخت شده ، فراهم می نماید . این اسناد که به آنها فاکتور خرید و سایر مدارک لازم پیوست می باشد ، بوسیبه دارنده تنخواه گردان طبقه بندی گردیده و به حسابداری ارایه می شود . مقامی که صدور اجازه پرداخت به او محول گردیده ، پس ازتایید اسناد دستور پرداخت و صدور چک معادل اسناد ارائه شده را صادر می نماید .
مثال :
فرض کنیم که کارپرداز بازرگانی مودت در پایان ماه تعدادی هزینه به مبلغ 3.150.000 که شامل دهها قلم پرداخت های کوچک می باشد را در سه گروه هزینه مراسلات ، هزینه ایاب و ذهاب ، هزینه های متفرقه به ترتیب به مبلغ 1.650.000 و 5000.000 و 1.000.000 ریال طبقه بندی کرده و به مقامات مسئول بازرگانی تحویل داده و معادل آن یک قطعه چک به مبلغ 3.150.000 ریال را دریافت می نماید.
ثبت :
هزینه مراسلات 1.650.0000
هزینه ایاب و ذهاب 500.000
هزینه های متفرقه 1.000.000
وجه نقد 3.150.000
3- کنترل حساب تنخواه گردان با شمارش موجودی گاو صندوق دارنده تنخواه گردان و اضافه نمودن سندهای هزینه تنخواه گردان به آن میسراست .
طبیعی ست که مجموع دو قلم باید معادل مانده حساب تنخواه گردان در دفتر کل باشد .
در صورتیکه رقم فوق با مانده دفتر کل مطابقت نداشته باشد ؛ نشانه کسری یا اضافه بودن موجودی نقدی است . در صورت کسر موجودی ، حسابی تحت عنوان (( کسری صندوق )) بدهکار شده و حساب صندوق بستانکار می شود و اگر موجودی بیشتر از ماند دفتر باشد ، برعکس ثبت فوق ثبتی صورت می گیرد.
سند هزینه تنخواه گردان
شماره ................................. تاریخ ......................
پرداخت به ........................... مبلغ ........................
بابت ................................................................................................................
نام وامضاء دریافت کننده ........................................................................................
-سامانه های نرم افزاری وینا
برگرفته از کتاب : اصول و مفاهیم و کاربرد حسابداری نوشته : محمود نبی زاده
در نرم افزار حسابداری وینا در بخش امور مربوط به صندوق شما قادر هستید صندوقی با نام تنخواه گردان ایجاد کنید
در صورتی که سوالی دارید با ما تماس بگیرید. 07132343490-02188947412
کاربر گرامی چنانچه سوالی دارید و یا با مشکلی رو به رو شده اید با کارشناسان سامانه های نرم افزاری وینا در ارتباط باشید