استفاده از دفاتر معین خاطر اختصاصی برای بعضی از حسابهای دفتر کل فراگیر عملیات حسابداری دفتر کلاس هویت می‌بخشد در واحدهایی که خرید و فروش کالا را به صورت نسیه انجام میدن اختصاص یک حساب به هر یک از مشتریان یا اعتبار دهندگان ضرورت دارد اگر برای هر یک از مشتریان اعتباردهندگان یک حساب در دفتر کل افتتاح شود یا حساب های دریافتنی و پرداختنی برای اشخاص مختلف روبرو خواهیم شد انجام امور حسابداری و دشوار و پرهزینه خواهد شد از این رو برای جلوگیری از ثبت نام تکراری در نقل از دفتر معین حساب های دریافتنی و دفتر معین انسان های پرداختنی استفاده می‌شود و از رفتن معین مشابه مزایای دفتر روزنامه اختصاصی بوده و عبارتند:
1-ازکاهش ثبت جزئیات در دفتر کل
در صورتی که از دفاتر معین استفاده کنیم تقریبا تمام ریز اطلاعات در دفتر محیط باشد و دفتر کل فقط برای اختصاص حساب های اقلام حسابهای معین به کار گرفته می‌شود بنابراین تهیه صورت حساب مالی اساسی ساده تر خواهد بود.
2- استفاده بهتر از نیروی کار
در اینجا نیز میتوان حسابداری هر دفتر منی را به یک دفتر واگذار نمود بنابراین هنگامی که یک دفتر یک نفر مشغول کار با حسابهای دفتر کل همزمان شخص دیگری میتواند با دفتر محیط کار نماید
۳ - استفاده از ردیف های مختلف برای حسابها
مطلوب است که ترتیب یا ردیف حسابها در در ترازنامه و صورت سود و زیان مشابه ترتیب آنها در دفتر کل باشد بعد از مترو تهران است که دفتر کل و محل آن ها به وسیله شماره که اصطلاح مشخص استفاده از دفتر معین به ما اجازه می‌دهند هر روز حساب را به هر ترتیبی که ماهی تمایل داریم عنوان مثال حساب های دریافتنی و پرداختنی که درگیر نام مشتریان یا نام واحدهای تجاری باشند میتوان به ترتیب حروف الفبا ردیف نمود.
۴ - کنترل داخلی بهتر
کنترل بهتر وقت مثل می‌شود که مسئول دفتر کلکم مسئول دفتر معین به شخص متفاوت باشد به عنوان مثال اگر دفتر کل و دفتر معین دریافتنی ها در اختیار گرفتن این دفتر کل وسیله مجموعه مانده حساب های مشتری که در افتر معاینه دریافتنی ها منعکس شده از مانده این دو باید همواره با یکدیگر برابر حسابهای دفتر کل حسابهای کنترل نامیده می‌شود و حسابهای دفتر معین باید با آنها مطابقت داشته باشد اگر یک رقم غیر واقعی یکی از حسابهای دفتر معین ثبت کردند ادامه تصاویر مانده حساب کنترل بلافاصله ثبت غیر واقعی را افشا خواهد نمود.
اندیشه استفاده از بستر معین که در بالا معرفی شد کمک به سزایی در کاهش عملیات و سهولت بخشیدن به فراگرد حسابداری نموده است بر اساس آن می توان هر مجموعه از حساب های مشابه دفتر کل را به دفترمعین انتقال داد این باره چنین سیستمی نه تنها میزان اشتباهات را کاهش میدهد که در وقت لازم برای تهیه ترازنامه آزمایشی و صورت‌های مالی نیز صرفه جویی نمایند.
برگرفته از کتاب اصول مفاهیم و کاربرد حسابداری نوشته محمود نبی زاده
مقاله مرتبط :