چگونگی ثبت در دفتر روزنامه در دفتر روزنامه در مقالات قبلی معرفی کاربرد بدهکار و بستانکار نشان داده شده تفاوت های بسیاری در طرح و تعداد دفاتر روزنامه ای که ممکن است در یک واحد تجاری مورد استفاده قرار گیرد وجود دارد شکل استاندارد دفتر روزنامه دو ستونی در زیر آمده است.
در بعضی موسسات به جای استفاده از یک ثبت در دفترروزنامه دو ستونی برای ثبت کلیه عملیات تعدادی دفاتر روزنامه چند ستونی که هر یک به سمت نوعی خاص از مبادلات اختصاص یافتهاند استفاده میشود.( در مورد اینگونه دفاتر و نمونههایی پیچیدهتر دفاتر حسابداری و نیز امکان استفاده از ماشین های ثبت صابری به جای دفاتر روزنامه در آینده سخن خواهیم گفت.)
با این حال دفتر روزنامه هنوز به طور وسیعی مورد استفاده قرار میگیرد و برای تجزیه تحلیل معادلات وسیله ای بسیار مفید می باشد.
شکل استاندارد دفتر روزنامه دو ستونی
دفتر روزنامه
|
ردیف
|
تاریخ
|
شرح
|
عطف
|
بدهکار
|
بستانکار
|
|
101
|
1347
1/5
|
جمع نقل لز صفحه قبل
حساب صندوق
حساب فروش
بابت فروش نقدی در روز اول مرداد
حساب هزینه تبلیغات
حساب هزینه چاپ آگهی در روزنامه
حساب موجودی مواد
حساب های پرداختنی
حساب شرکت گل
بابت خرید نسیه مواد از شرکت گل
|
|
1.822.250
350.000
175.000
|
1.822.250
350.000
175.000
|
ترتیب ثبت مبادلات در دفتر روزنامه دو ستونی به شرح زیر می باشد:
۱- تاریخ:
الف. تاریخ سال در بالای ستون تاریخ در هر دفتر یادداشت می شود مگر در مواردی که سال مالی واحد با سال رسمی کشور منطبق نداشته باشد در این صورت تاریخ سال به مجرد تغییر حتی اگر در اواسط صفحه باشد نیز مندرج میکرد.
ب. تاریخ ما در صدر اول ستون تاریخ در هر صفحه ثبت می شود مگر در صورتی که ماه تغییر کنند.
ج. تاریخ روز درس طول تاریخ به همراه با اولین سطح ثبت مبادلات مربوط به آن روز درس می شود.
۲-ثبت بدهکار:
عنوان حسابی که باید بدهکار شود در منتها الیه راست ستون شرح و مبلغ آن در ستون بدهکار ثبت می شود
۳-ثبت بستانکار:
عنوان حسابی که بستانکار می شود اندکی متمایل به چپ و در زیر عنوان حساب بدهکار نوشته میشود و مبلغ آن در ستون بستانکار ثبت می گردند.
۴-نوشتن توضیحات:
معمولا پس از ثبت هر مبادله شرح مختصری در مورد آن درج می شود باید توجه داشت که تمامی مبادلات تنها به صورت اقدام بدهکار و بستانکار در حساب های مربوط به ثبت میشود عنوان هایی که در ثبت دفتر روزنامه به کار میرود باید دقیقاً با عنوانهای حساب های مربوطه در دفتر گل مطابقت داشته باشد برای مثال اگر نیز صندلی برای استفاده در اداره خریداری میشود باید به صورت بدهکار در حساب اثاثه اداریی من حساب خرید میز صندلی و وجه نقد دریافتی در بدهکار حساب صندوق و نه به عنوان وجه نقد و دریافتنی ثبت شود.
ستون عطف به ترتیبی که بعداز خواهد شد جهت انعکاس انتقال مبالغ بدهکار و بستانکار حساب های مربوط به دفتر کل مورد استفاده قرار میگیرد.
شکل دو ستونی حساب
شکل دو ستونی حساب در حقیقت همان شکل T است که اطلاعات بیشتری مثل ستونهای تاریخ و عطف آن اضافه شده است.
شکل استاندارد حساب دو ستونی
حساب صندوق شماره حساب :110
|
ردیف
|
تاریخ
|
شرح
|
عطف
|
بدهکار
|
ردیف
|
تاریخ
|
شرح
|
عطف
|
بستانکار
|
|
|
1347
1/5
1
3
|
مانده
4.607.900
|
17
17
|
5.245.000
1.822.250
960.400
8.027.650
|
|
1347
1/5
1
3
3
|
|
17
17
17
17
|
350.000
995.500
192.000
1.882.250
3.419.750
|