کدام یک ازابزارهای حسابداری کاربرد بیشتری در تجزیه و تحلیل مبادلات دارند: معادلـه حسـابداری، دفتـر روزنامه و یا دفتر کل؟
در پاسخ باید گفت معادله حسابداری، همچنین به منظور تجزیه و تحلیل، دفترکل بسیار مفیدتر از دفتر روزنامه است، چرا که در این دفتـر مـی تـوان نمـای کلـی واحـد تجـاری را مشاهده کرد. دفتر کل شامل تمامی حسابهای دارایی، بدهی، سرمایه، درآمد و هزینه مـی باشـد، در صورتی که دفتر روزنامه فقط ثبتی از مبادلات است.
اغلب افراد و تجار در زمان تصمیم گیری، توجهی به اطلاعات حسابداری ندارند.
مثال:
آقـای جمشید صاحب آرایشگاهی در تهران، ممکن است به جای تمدید قرارداد اجاره مغازه، بـه فکـر خریـد آن بیافتد. او ممکن است فرصتی برای ثبت کامل اثرات تمـامی مبـادلات خـود در دفتـر روزنامـه را نداشته باشد. در این صورت کسی که حسابداری را بداند میتواند ثبت های روزنامه را نادیده گرفتـه و مستقیماً به سراغ دفتر کل رفته، تجزیه و تحلیل مبادلات، ثبت در دفتر روزنامه و نقل به دفتر کـل را به طور فشرده در یک مرحله انجام دهد. این نوع تجزیه و تحلیل بـه خـاطر صـرفه جـویی در وقـت، موجب اخذ تصمیمات منطقی تر می شود.
جمشید می تواند هزینه اجاره محل کسب خـود را کـه ماهانـه 800 ریـال اسـت و بهـای خریـد ساختمان را که 75000 ریال است، مقایسه نماید. هر چند او در حین معامله، زمان کافی بـرای ثبـت مبادلات در دفتر روزنامه و نقل اطلاعات به دفتر کل و نهایتاً تهیه تراز آزمایشی را نـدارد، ولـی اگـر کمی با حسابداری آشنا باشد میتواند سریعاً و بدون بهره گیری از دفتـر روزنامـه، مقایسـه ذیـل را از طریق ثبت مستقیم آثار مبادلات در حسابهای دفتر کل انجام دهد:
بلافاصله وی درمی یابد خرید ساختمان منوط به پرداخت پول زیادی است ولی همچنـین از ایـن طریق می تواند به یک دارایی (ساختمان) دست پیدا کند. همین امر ممکن اسـت انگیـزه ای بـرای او شود که مبادرت به استقراض کرده و آن ساختمان را خریداری و ظرف چنـد سـال بـه جـای اجـاره، اقساط وام را بپردازد.
با توجه به نکات بالا اگر برای ثبت اطلاعات در نرم افزار حسابداری چند دقیقه درهرهفته یا حدود یک ساعت در ماه زمان بگذارید در هنگام گرفتن تصمیمات سریع کافی است تا به نرم افزار مراجعه کنید و بسیاری از اطلاعات را که در آن ذخیره کردید با جزئیات ببینید.
برگرفته از: کتاب اصول حسابداری1- دکترغلامرضا کرمی