برای کنترل دقیق و موثر رویدادهای مالی واحد تجاری یک گروه اصول عمومی توسعه یافته است که در اینجا به شرح آن می پردازیم .
1- نباید مسئولیت کامل یک رویداد مالی مهم به عمده یک نفر محول می گردد. لازم است دو نفر یا بیشتر مسئولیت هر معامله را عهده دار بوده و سیستم کنترل داخلی باید به شکلی طراحی گردد که کار یک نفر در جریان فعالیت های روزانه به صورت طبیعی کار دیگری را کنترل نماید.
2- فرد یا افرادی که مسئول ثبت داراییهای قیمتی هستند نباید همان کسانی باشند که عهده دار ثبت دارییها در دفاتر هستند.
3- هر یک از کارکنان باید آموزش کافی دیده باشند بطوریکه بتوانند بخوبی درک نمایند که چرا کار یا روشی باید به همان شکل خاصی که اجرا می شود ، عمل گردد.
4- فقط افراد با تجربه و قابل اعتماد می توانند در پست های کلیدی سیستم کنترل داخلی منصوب شوند . بعلاوه تغییر مسئولین گمارده شده در این پست ها ، بدون اطلاع قبلی آنها ، نیز می تواند مطلوب باشد . لازم است این افراد هر ساله به مرخصی اجباری رفته تا شخص دیگری در طول مدت مرخصی عمهدار کار کلیدی فوق شود .
5- کلیه رویدادهای مالی به ثبت رسیده ، باید بوسیله اسناد و مدارک کافی پشتیبانی شوند.
6- فرم های استاندارد شده مثل فرم سفارش خرید ، فرم فاکتور فروش ، فرم صدور کالا از انبار و ... بمنظور تهیه مدارک لازم برای ثبت رویدادهای مالی ، باید فراهم شود.
7- مدارک حسابداری بطور مستمر در طول دوره مالی و یا در فواصل معین با توجه به ثبت های منعکس شده در دفاتر و عطف ها مربوط ، باید حسابرسی داخلی شود . سپس مدارک حسابداری در اماکن مطمئنی بایگانی شوند. به این ترتیب می توان هر رویداد مالی را تا اصل و ریشه آن تعقیب نمود و از صحت و سقم آن اطمینان حاصل کرد.
8- برای افزایش ضریب اطمینان ، لازم است سیستم کنترل های داخلی که از طریق فرمها ، بررسی مدارک ، و استقرار روشهای خاص اعمال گردیده ، بوسیله ماشین های مکانیکی یا لکترونیکی همراهی گردد. بعنوان مثال ، چنانچه از ماشین دریافت وجه ؛ گاوصندوق های رمزدار ، و اطلاق های حفاظت شده الکترونیکی استفاده شود مسلما میزان سوء استفاده و دزدی را کاهش خواهد داد.
9- بمنظور حصول اطمینان از عملکرد مطلوب یک سیستم کنترل داخلی ، لازم است مدیریت در فواصل معین سیستم را مرور و ارزیابی نماید تا چنانچه نقصی در آن مشاهده شود نسبت به رفع آن اقدام گردد.
10- بعلاوه در فواصل معین ، معمولا سالی یکبار ، لازم است ، مدیریت واحد از حسابرسان مستقل خارجی برای ارزیابی فعالیتهای مالی بمنظور حصول اطمینان از انطباق رویدادهای مالی با اصول و مفاهیم حسابداری و رعایت ضوابط و مقررات داخلی ، استفاده نماید .
11- از آنجا که سازمان های حسابرسی خارجی تجربه لازم در زمینه حسابرسی عملکرد واحد های تجاری دارند ، لذا استفاده از خدمات آنها برای ارزیابی عملکرد مالی بهینه کردن سیستم کنترل داخلی واحد می تواند بسیاری مور واقع گردد.
برگرفته از کتاب اصول ، مفاهیم و کاربرد حسابداری نوشته محمود نبی زاده