مثال زیر نشان می دهد سیستم مدیریت درخواست چیست و چگونه شرکت شما می تواند از امکانات این سیستم بهره مند شود.
تصور کنید آقای رضایی صاحب یک کارخانه سازنده لوازم خانگی است. او روزانه ایمیل های بسیاری را از مشتریانی که نیازمند به کمک هستند دریافت می کند. چند روز است به علت مشغله کاری قادر به مشاهده ایمیل ها و پاسخگویی سریع نیست. بعضی از مشتریان بی صبرانه منتظر پاسخ سوال هایشان هستند و پس از دریافت نکردن پاسخ دوباره ایمیلی با همان مضمون ارسال می کنند. تمام ایمیل های حاوی درخواست پشتیبانی، در صندوق ورودی ایمیل دریافت می شوند و آقای رضایی با یک برنامه ایمیل به درخواست ها پاسخ می دهد .
از آنجایی که آقای رضایی مدتی قادر به پاسخگویی به تمام ایمیل ها نیست، از آقایان همتی و احمدی در امر پشتیبانی درخواست کمک می کند. همتی و احمدی از حساب ایمیل آقای رضایی برای پاسخ به مشتریان استفاده می کنند. آنها متوجه نمی شوند که آقای رضایی اغلب دو ایمیل یکسان از یک مشتری نا امید دریافت کرده است. گاهی اوقات آنها به هر دو ایمیل به طور جداگانه پاسخ می دهند و از آنجا که نمی دانند نفر قبلی چه جوابی به مشتری داده است ممکن است مشتری دو پاسخ متفاوت دریافت کند. علاوه بر این، آقای رضایی از جزئیات پاسخ های همتی و احمدی بی اطلاع می ماند و در مدتی که قادر به پاسخگویی نیست نمیداند مشتریان چه مشکلات و سوالاتی داشتند و چگونه حل شده است مگر اینکه زمان زیادی صرف و از ابتدا تک تک ایمیل ها را مطالعه کند.همچنین آقای همتی و احمدی نیز هنگام پاسخ به سوالات هر یک از مشتریان به دلیل نداشتن هیچگونه اطلاعاتی از سوابق و مشکلات قبلی آنها و کارهایی که تاکنون از طریق کارخانه برایشان انجام شده است ممکن است جواب های متفاوت و نادرستی به آنها دهند.
مدتی بعد از حل مشکل آقای رضایی طی یک جلسه ،همتی بیان می کند که سیستمی وجود دارد که می تواند این مشکلات را کنترل کند و سیستم مدیریت درخواست را معرفی می کند. رضایی کنجکاوانه در مورد قابلیت های آن تحقیق می کند و تصمیم به خرید آن سیستم می گیرد.پس از معرفی و آموزش این سیستم به کارمندان، دیگر درخواست ها به ایمیل رضایی ارسال نمی شود، تمام در خواست ها و اطلاعات مربوط به کارهای انجام شده در کارخانه در سیستم مدیریت درخواست ذخیره می شود و در صورت بروز هر گونه مشکل برای آقای رضایی یا هر کدام از کارمندان شرکت افراد دیگر می توانند با داشتن تمام سوابق یک مشتری و درخواست هایش پاسخ درستی را ارسال کرده و رضایت مشتری را جلب کنند.
البته، این فقط یک پیش نمایش کوتاه از امکانات و ویژگی های سیستم های مدیریت درخواست است. اما اگر شرکت شما باید از طریق ایمیل ، تماس های تلفنی، و ... حجم زیادی از درخواست های مشتری ، کارمندان و نمایندگان را پاسخ دهد یک سیستم مدیریت درخواست می تواند کمک خوبی باشد. این سیستم می تواند به ساده سازی فرایندهای موجود در جریان کار، افزایش راندمان و بهبود بهره وری کلی کسب و کار شما کمک کند. یک سیستم مدیریت درخواست به شما کمک می کند تا یک بخش پشتیبانی انعطاف پذیر و ساختیار یافته ای داشته باشید. ارتباط بین مشتریان و کارکنان شفاف تر می شود و بی شک رضایت مشتری منجر به بهبود وضعیت مالی کسب و کار شما خواهد شد.