اگرچه در بسیاری از واحدهای تجاری تهیه صورت های مالی مقدماتی در فواصل ماهانه یا سه ماهه است،اما معمولاً چنین فرض می شود که یک دوره کامل فعالیت‌های تجاری هر ۱۲ ماه یکبار (اصطلاحا یک سال مالی نامیده می شود) اتفاق می‌افتد.
به همین لحاظ در طی سالهای فعالیت در هر واحد،سالی یکبار گزارشی حاوی خلاصه ای از اطلاعات و آمار مربوط به عملکرد سالانه واحد،همراه با خلاصه وضعیت دارایی ها،بدهی‌ها و حقوق صاحبان سرمایه در آخرین روز سال مالی،برای استفاده مدیران و صاحبان واحد،بستانکاران،موسسات مختلف دولتی و سایر اشخاص ذینفع تنظیم میشود. بدیهی است،دفتر کل منبع اصلی آمار و اطلاعات لازم جهت تنظیم گذاری شده است. بنابراین،کلیه تعدیلات و اصلاحاتی که جهت تهیه صورتهای مالی در پایان سال ضروری می باشد،در دفتر مذکور منعکس می گردد و نهایتا،حساب هایی که به دوره مالی بعد انتقال می‌یابد مشخص میشود.
روشهای مورد عمل به منظور تنظیم حساب های نهایی و بستن حسابها در پایان سال،علیرغم آنکه ممکن است از نظر ترتیب مراحل در موسسات مختلف اندکی متفاوت باشد،به طور کلی شامل مراحل زیر است:
۱-تنظیم کاربرگ تهیه حسابهای نهایی که در آن ستون های بدهکار و بستانکار لازم جهت ثبت مانده های دفتر کل،تعطیلات،صورت سود و زیان و ترازنامه پیش بینی شده است.
۲-کنترل مطابق مانده های حساب ها به دفاتر معین با حساب های کنترل مربوط در دفتر کل
۳-بررسی حسابها و گردآوری اطلاعات مورد نیاز برای اصلاحات و تعدیلات.
۴-ثبت تعدیلات در کاربر حساب های نهایی و تعیین مانده حساب ها پس از انجام تعدیلات.
۵-تنظیم صورتهای مالی با استفاده از اطلاعات مندرج در کاربرگ مذکور.
۶-ثبت اصلاحات و تعدیلات فوق الذکر در دفتر روزنامه و انتقال آنها به دفتر کل.
۷-وارد کردن ثبت های اختتامیه در دفتر روزنامه و انتقال آنها به دفتر کل.
۸-تهیه تراز آزمایشی از دفتر کل پس از ثبت های اختتامیه.
۹-ثبت معکوس تعدیلات بر حسابهای مربوط در دفاتر دوره مالی بعد.
بین روشهای تشخیص و گزارش گیری ارائه شده در این مقاله با موارد مشابه علی رغم تشابه کنید تفاوت هایی وجود دارد.
مثلاً در مورد موسسه ای که به خرید و فروش اشتغال دارد،باید مسئله موجودی کالا در آغاز و پایان سال مورد توجه قرار گیرد. برنامه استفاده از دفاتر معین برای حسابهای دریافتنی و پرداختنی،مستلزم انجام بررسی‌ها و کنترل هایی است .
برگرفته از کتاب اصول حسابداری نوشته فیلیپس فس
گام بعد