نگاهداری یک حساب جداگانه برای هر بدهکار یا بستانکار ، امری ضروری و بدیهی است .لیکن اگر تعداد حساب های مذکور زیاد باشد ، نگهداری یک حساب مستقل در دفتر کل جهت هر یک از آنها موجب افزایش زیاد حجم حساب ها و غیر قابل استفاده شدن دفتر کل می گردد.
به اضافه ، احتمال بروز اشتباه ، هنگام انتقال حساب ها از دفتر روزنامه به دفتر کل افزایش می یابد و این مسئله خود موجب به تعویق افتادن تهیه ترازآزمایشی و صورت هالی مالی می گردد.
چنانچه تعداد حساب هایی که دارای ویژگی مشترک هستند بسیار زیاد باشد ، معمولا آنها را در دفتر فرعی مستقلی ، که دفتر معین خوانده می شود ، ثبت می کنندو دفتر اصلی که حاوی کلیه حساب های اصلی ترازنامه و صورت سود و زیان است ، دفتر کل نامیده می شود . در قبال هر دفتر معین ، یک حساب خلاصه تحت عنوان حساب کنترل ، در دفتر کل نگهداری می شود .
جمع مانده های حساب های هر دفتر مهیین باید با مانده حساب کنترل مربوطه در دفتر کل برابر باشد .بدیت ترتیب ، هر دفتر معین به وسیله حساب کنترل مربوطه در دفتر کل ، کنترل می شود.
دفتر معین حساب های پرداختنی و حساب کنترل آن
معمولا حساب های بستانکاران بر حسب حروف الفبا در دفتر معینی به نام " معین حساب های پرداختنی " یا " معین بستانکاران " نگهداری می شود . عنوان حساب مربوطه در دفتر کل ، " کنترل حساب های پرداختنی " یا " حساب های پرداختنی " است .
به منظور تسهیل ثبت حساب های پرداختنی از دفتر روزنامه خرید استفاده می شود.به این ترتیب که هر یک از خرید ها ، از طریق روزنامه مذکور به بستانکار حساب فروشنده مربوطه در دفتر معین حساب های پرداختنی در دفتر کل منظور می شود . روش انتقال اقلام بستانکار از رفتر روزنامه خرید به ذفاتر معین و کل در نمودار زیر مشخص شده است :
دفتر روزنامه
|
شرح حساب های بستانکار
|
حساب های پرداختنی ( بستانکار)
|
|
شرکت الف
|
100.000
|
|
شرکت ب
|
400.000
|
|
شرکت پ
|
300.000
|
|
شرکت ت
|
200.000
|
|
|
-------------------------
1.000.000
|
دفتر کل
|
کنترل حساب های پرداختنی
|
بستانکار
|
|
|
1.000.000
|
دفتر معین حساب های پرداختنی
|
حساب شرکت الف
|
بستانکار
|
|
|
100.000
|
|
حساب شرکت ب
|
بستانکار
|
|
|
400.000
|
|
حساب شرکت پ
|
بستانکار
|
|
|
300.000
|
|
حساب شرکت ت
|
بستانکار
|
|
|
200.000
|
نمودار انتقال بستانکار از دفتر روزنامه خرید به حساب های مربوطه در دفاتر معین و کل با توجه به نمودار فوق به ترتیب مبالغ 100.000ریال و 400.000ریال و 200.000ریال و 200.000ریال خرید از شرکت های الف – ب- پ و ت به بستانکار حساب های آنها در دفتر معین حساب های پرداختنی و مبلغ 1.000.000ریال معادل جمع مبلغ بستانکار شده به حساب 4 شرکت مزبور ، به بستانکار کنترل حساب های پرداختنی در دفتر کل منظور گردیده است .
برگرفته از کتاب اصول حسابداری نوشته فلیپس فیس
در نرم افزار حسابداری وینا
با استفاده از منو اطلاعات می توانید طرف حساب جدید در سیستم نرم افزاری حسابداری وینا معرفی نمایید . فیلم آموزشی ایجاد طرف حساب جدید و اصلاح اطلاعات طرف حساب را مشاهده نمایید.
گام بعد
دانلود pdf