در واحد های تجاری کوچک و متوسط که هر ماه با تعداد قابل توجهی رویداد مالی ، که باید در دفاتر به ثبت رسند ، روبرو هستند ، استفاده از دفاتر روزنامه اختصاصی اجتناب ناپذیر است . در این نوع موسسات ، معاملاتی که بدفعالت تکراز می شوند ، با توجه به نوع رویداد مالی ( مثلا خرید ، فروش ، پرداخت نقدی و ...) گروه بندی گردیده و هر گروه از معملات با توجه به تاریخ وقوع رویداد مالی در یک دفتر روزنامه اختصاصی به ثبت می رسند.
مهمترین دفاتر روزنامه اختصاصی یک سیستم حسابداری دستی مورد استفاده قرار می دهد عبارتند از دفتر روزنامه فروش ، دفتر روزنامه خرید ، دتر روزنامه ئدریافت های نقدی ، دفتر روزنامه پرداخت های نقدی.
محاسن دفاتر روزنامه اختصاصی
در صورتیکه تعداد معاملات تکراری یک واحد تجاری زیاد باشد ، استفاده از دفاتر روزنامه اختصاصی دارای محاسن زیر خواهد بود :
1- کاهش در ثبت جزییات:
در دفاتر روزنامه اختصاصی هر ثبت فقط در یک خط نوشته و کلیه اطلاعات لازم در آن آورده می شود . برای مثال ، یک معامله مربوط به فروش کالا در یک خط در دفتر روزنامه اختصاص منعکس می شود که نشان دهنده نام مشتری ، بدهکار حساب مشتری ، تاریخ معامله ، مبلغ، و هر گونه اطلاعات مورد نیاز دیگر ، مثل شماره فاکتور و غیره است . سیستمی که از دفاتر اختصاصی روزنامه استفاده می نماید، مرحله نقل یک به یک ثبت های مندرج در دفاتر اختصاصی به دفتر کل حذف گردیده و بحای آن مجموعه ای از ثبت های مندرج در روزنامه اختصاصی یک جا ( معمولا ماهی یک بار ) به دفتر کل انتقال داده می شود .
به عنوان مثال :
اگر یک واحد تجاری در طی یکماه 1000 قلم فروش داشته باشد ، حساب فروش دفترکل فقط یک بار بستانکار می شود ، نه 1000 بار.
2- استفاده بهتر از نیروی کار :
از آنجا که می توان امورمربوط به هر دفتر روزنامه اختصاصی را به یک دفترنویس واگذار نمود، لذا شخص مذکور با جزئیات حساب آشنایی کامل پیدا کرده و کارآئی او را افزایش می یابد . مهمتر از اینکه ، ثبت های روزنامه را می توان همزمان در دفاتر مختلف اختصاصی و بوسیله دفتر نویس ها مختلف انجام داد، در حالیکه اگر از دفاتر روزنامه اختصاصی استفاده نشود باید ثبت های روزنامه به ترتیب و بوسیله یک نفر در دفتر عمومی صورت گیرد .
3- کنترل داخلی بهتر :
وجود دفاتر اختصاصی و واگذاری امور دفتراختصاصی به یک دفتر نویس این امکان را فراهم می نماید که برنامه کار کارمند حسابداری به شکلی تنظیم گردد که از هر گونه تداخل وظایف آنان جلوگیری شود .
برگرفته از کتاب اصول ،مفاهیم و کاربرد حسابداری نوشته محمود نبی زاده
مشاهده دفتر روزنامه در نرم افزار حسابداری وینا
برای دیدن وضعیت دفتر روزنامه در نرم افزار حسابداری وینا می توان از این منو گزارشات ، گزارشات حسابداری استفاده کرد.
فرض کنید می خواهید وضعیت دفتر روزنامه را ببینید. برای این کار مراحل زیر را طی کنید:
1- در قسمت براساس تاریخ ، ابتدا تا انتهای یک بازه زمانی را انتخاب کنید.
2- و یا در قسمت براساس شماره سند ، بازه شماره سند انتخاب کنید.
و کلید مشاهده را فشار دهید.
برای دیدن فاکتورهای مرتبط با وجهی که دریافت یا پرداخت شده است برروی ردیف مورد نظرکلید سمت راست ماوس را فشار دهید منویی شامل موارد زیر باز می شود :
- مشاهده فاکتورهای مرتبط : با استفاده از این گزینه می توانید فاکتورهای مرتبط با این دریافت یا پرداخت را مشاهده کنید.
- مشاهده کل سند : می توانید سند را به صورت کامل همراه با نام شخص صادر کننده سند مشاهده کنید.
- فیلتر : با استفاده از این گزینه می توانید سند را براساس مبلغ یا شرایط خاصی به نمایش در آورید.