وقوع اشتباه در حسابداری امری اجتناب پذیر است تا جای که لوکاپاچیولی بنیانگذار حسابداری گفته است :
کسی که هیچ کاری نمی کند هیچ اشتباهی نمی کند ؛
کسی که هیچ اشتباهی نمی کند هیچ چیز یاد نمی گیرد
عواملی چون عدم وجود اطلاعات کافی در مورد رویدادهای مالی ، تنوع و پیچیدگی موضوعات و حجم زیاد کار وغیره احتمال وقوع اشتباه در انجام عملیات حسابداری را افزایش می دهد.
اشتباه اعم از عمدی یا سهوی ممکن است در موارد زیر روی دهد:
اصلاح حسابها
مانده گیری حسابها
تجزیه وتحلیل معاملات
عدم ثبت رویدادهای مالی
وغیره
اشتباهات دفترداری را از لحاظ امکان کشف به دو دسته می توان تقسیم کرد:
الف( اشتباهاتی که موجب عدم توازن تراز آزمایشی می شود
ب( اشتباهاتی که موجب عدم توازن تراز آزمایشی نمی شود
الف ( اشتباهایی که موجب عدم توازن تراز آزمایشی می شوند.
الف )اشتباه در محاسبه جمع ستونهای مانده حسابها درتراز آزمایشی :
عدم انتقال یک طرف ثبت روزنامه به حسابهای دفتر کل
کشف اشتباهایی که موجب عدم توازن تراز آزمایشی می شود به شرح زیر می باشد:
محاسبه مجدد جمع ستونهای تراز آزمایشی
مقابله مانده حسابهای دفتر کل با اقلام مندرج در تراز آزمایشی
کنترل نقل محاسبات مربوط به مانده گیری حسابهای دفتر کل
وغیره
ب ( اشتباهایی که موجب عدم توازن تراز آزمایشی نمی شود به شرح زیر می باشد:
طرفهای بدهکار و بستانکار تمام معاملاتی که از دفتر روزنامه به دفتر کل نقل شده مساوی است
محاسبات مربوط به مانده گیری حسابهای دفتر کل صحیح است
جمع ستونهای تراز آزمایشی به درستی محاسبه شده است
از قلم افتادگی
این اشتباه زمانی رخ می دهد که یک یا چند معامله به دلایلی نظیر گم شدن اسناد و مدارک اولیه در دفترروزنامه ثبت نگردد.
تجزیه و تحلیل غلط یک معامله
در تجزیه و تحلیل یک معامله ممکن است حسابهایی که باید بدهکار یا بستانکار شوند،به درستی تعیین نشود ویک قلم به حساب نامناسبی منتقل گردد.
ثبت کردن یک معامله به مبلغی کمتر یا بیشتر در دفترروزنامه
مثلا“
ممکن است در ثبت خریدی به مبلغ 211111 ریال پس از کسر 5 درصد تخفیف تجاری، به جای آن که معامله به مبلغ
141111 ریال در دفترروزنامه ثبت شود، رقم 211111 ریال ملاک ثبت قرار گیرد.
نقل نکردن دو طرف یک ثبت روزنامه به حسابهای دفتر کل
این اشتباه، اگر چه بر توازن ترازآزمایشی اثری ندارد ولی در صورت تهیه ترازآزمایشی چهار ستونی رقم گردش عملیات
دفترروزنامه با رقم گردش عملیات دفتر کل یکسان نخواهد بود.
- اشتباه در نقل اقلام
این اشتباه زمانی رخ می دهد که معاملاتی به درستی در دفتر روزنامه ثبت گردد ولی مبلغ صحیح بدهکار یا بستانکار، اشتباها به بدهکار یا بستانکار حساب یا حسابهای دیگری نقل شود.
اشتباهات متقابل و خنثی کننده
گاه اثر این اشتباه با وقوع اشتباه دیگری، دقیقا به همان مبلغ، خنثی می شود.
از این قبیل اشتباهات در حسابداری اطلاعات مالی ممکن است رخ دهد می توان از یک نرم افزار حسابداری مناسب جهت کاهش خطاهای محاسباتی استفاده نمود.