سامانه های نرم افزاری وینا | نرم افزار حسابداری وینا

با توجه به خاصیت دو طرفه بودن ثبت های حسابداری،برای حصول اطمینان از صحت ثبت عملیات در دفتر کل لازم است در فواصل زمانی مختلف مطابقت جمع اقلام بدهکار با جمع اقلام بستانکار حسابهای دفتر کل مورد بررسی قرار میگیرد. این کار از طریق محاسبه جمع اقلام مذکور به کمک یک ماشین حساب  نیز مقدور است.اما برای حصول نتیجه بهتر فهرستی از حسابهای دفتر کل با ذکر مانده هر حساب در دو ستون بدهکار یا بستانکار طبق نمونه زیر تهیه می‌شود.فهرست مذکور تراز آزمایشی نامیده می شود و برای تنظیم ترازنامه و حساب سود و زیان نیز مفید و لازم است.

عکاسی شبدیز

تراز آزمایشی به تاریخ ۲۹ اسفند ۱۳۶۳

اولین قدم برای تهیه تراز آزمایشی،تعیین مانده هر یک از حسابها در دفتر کل می باشد. اگر از حساب‌های دو ستونی استفاده شود،جمع و مانده ها باید با مداد مشخص گردند.نسبت استفاده از حساب چهار ستونی مانده حساب باید در ستون مانده مربوطه در سطری که آخرین قلم در آن ثبت شده است مشخص گردد. در مثال مندرج در بالا بعد از انتقال هر رقم از دفتر روزنامه به دفتر کل مانده مشخص شده است.

درجه اطمینان حاصل از تراز آزمایشی

تراز آزمایشی به تنهای برای حصول اطمینان از صحت ثبت دفتر کل کافی نیست. من که به کمک تراز آزمایشی صرفاً می توان مطابقت جمع اقلام بدهکار با جمع اقلام بستانکار حساب های دفتر کل را کنترل کرد و از آن اطمینان یافت. البته کنترل مزبور به خودی خود نیز مهم و ارزشمند است،زیرا بسیاری از اشتباهات به عدم برابری ثبت های بدهکار و بستانکار منتهی می‌شود.در صورت عدم مطابقت جمع بدهکار و بستانکار تراز آزمایشی ممکن است ناشی از یک یا چند اشتباه زیر باشد:

۱. اشتباه در تهیه تراز آزمایشی مانند:

الف. اشتباه در محاسبه جمع مبالغ یکی از ستون های تراز آزمایشی.

ب. اشتباه در انتقال مانده یک یا چند حساب به تراز آزمایشی.

پ. ثبت یکی از اقلام بدهکار در ستون بستانکار تراز آزمایشی یا برعکس،و یا از قلم افتادن یک مانده.

۲. اشتباه در تعیین مانده حساب ها مانند:

الف. اشتباه در محاسبه مانده ها.

ب. ثبت مانده در ستون اشتباه در دفتر کل

۳. اشتباه در ثبت مبادلات در دفتر کل ،مانند:

الف. مبلغی اشتباها به یک حساب انتقال یافته است.

ب. یک قلم بدهکار در بستانکار حساب ثبت شده است یا بلعکس.

پ. یک قلم بدهکار یا بستانکار حذف شده است.

از میان انواع اشتباهاتی که در برابری جمع تراز آزمایشی تاثیری ندارد می‌توان موارد زیر را نام برد:

۱. عدم ثبت یا انتقال یک مبادله به طور کامل.

۲. اشتباه در ثبت هر دو طرف یک مبادله.

۳. ثبت مکرر یک مبادله به طور کامل.

۴. ثبت بدهکار یا بستانکار یک مبادله در حسابی که به آن مبادله مربوط نیست.

در صورت نابرابری جمع بدهکار و بستانکار تراز آزمایشی،قبل از جستجو برای کشف اشتباه،باید مابه تفاوت جمع دوستان محاسبه شد.تفاوت اغلب نشانه‌ای از ماهیت و محل وقوع آن به دست می دهد.

۵. کنترل برابری جمع ستون های بدهکار و بستانکار دفتر روزنامه‌.

معمولاً اشتباهاتی که منجر به عدم مطابقت جمع های دو ستون تراز آزمایشی شده اند،قبل از خاتمه عملیات فوق مشخص میشوند.

برگرفته از کتاب اصول حسابداری نوشته فیلیپس فس