در حسابداری به اسناد و مدارکی که دلالت بر وقوع یک معادله یا رویداد مالی مشخص دارد اسناد و مدارک مثبته گفته می شود .
اسناد و مدارک مثبته نشان دهنده تاریخ ، مبلغ و ماهیت رویداد مالی است و باید روشن ، واضح و معتبر باشد تا قابلیت اتکا داشته باشد مانند : فاکتور فروش ، رسید بانکی ، قبض آب ، رسید صندوق
درآمد
مبلغی است که بابت ارائه خدمات به مشتریان دریافت شده و یا در آینده دریافت خواهد شد. که در دفاتر اسناد رسمی از سه بخش درآمد حق التحریر اسناد ، درآمد حق التحریر گواهی امضاء و درآمد سایر خدمات میباشد
در حسابداری درآمدها به محض ارائه خدمت به مشتری حتی اگر وجه نقد آن دریافت نشده باشد ، درآمد تحقق یافته است .
هزینه
عبارت است از مخارجی که یک موسسه برای ارائه خدمت به مشتریان و کسب درآمد متحمل می شود . و نقدی یا غیر نقدی میباشد .
1- هزینه نقدی : در زمان دریافت خدمت از دیگران بصورت نقدی پرداخت گردد ، در این صورت هزینه محقق شده مثل : پرداخت قبض آب
2- هزینه غیر نقدی : خدمت دریافت و قرار است وجه آن در آینده پرداخت شود ، در این صورت هزینه به وقوع پیوسته است .
تمامی پرداخت ها هزینه به شمار نمی آید مثلاً خرید اثاثیه یا بازپرداخت بدهی ها هزینه تلقی نمی شود
کلاً ملاک ثبت هزینه ها وقوع آن ها است و در حسابداری برای ثبت رویدادهای مالی و مرتبط با درآمد و هزینه دو روش وجود دارد :
1- مبنای نقدی : درآمد و هزینه در زمان دریافت و پرداخت شناسایی و ثبت می شود
که سود خالص عبارت است از وجوه نقد دریافتی بابت درآمدهامنهای وجوه نقد پرداختی بابت هزینه ها
2- مبنای تعهدی : که درآمد ها به هنگام تحقق و هزینه ها در زمان وقوع شناسایی و در دفاتر ثبت می شوند . (برای ثبت فعالیت های مالی موسسات انتفاعی باید از این مبنای تعهدی استفاده کرد . )
این دو روش بر مبنای دو اصل حسابداری تحقق درآمد و تطابق مبتنی است .
اصل تحقق درآمد
درآمد باید به محض ارائه خدمت به مشتری شناسایی و ثبت شود اعم از اینکه بهای آن نقداً دریافت شده باشد یا نشده باشد .
اصل تطابق
هزینه های هر دوره مالی باید از درآمدهای همان دوره مالی که در ایجاد آنها موثر بوده کسر گردد .
هزینه های قابل قبول
وفق مواد 147 به بعد قانون مالیاتهای مستقیم هزینه هائی است که در حدود متعارف متکی به مدارک بوده و منحصراً مربوط به تحصیل درآمد موسسه در دوره مالی مربوط با رعایت حد نصابهای مقرر باشد که تعدادی از آنها بشرح ذیل میباشند : قیمت خرید مواد مصرفی ، هزینه های استخدامی ،حقوق و دستمزد و مزایای غیرمستمر ، هزینه های بهداشتی و درمانی ، حق سنوات ، خسارت اخراج ، حق بیمه کارکنان سهم کارفرما ،کرایه محل موسسه درصورتیکه اجاری باشد ،مال الاجاره پرداختی طبق سند رسمی و در غیر اینصورت در حدود متعارف ،اجاره بهای ماشین الات و ادوات ،مخارج سوخت ،برق ، روشنائی ، آب ، مخابرات و ارتباطات ،حق الامتیاز پرداختی و حقوق و عوارض ،هزینه های مربوط به جبران خسارت وارده مربوط به فعالیت و دارائی موسسه ،هزینه های جزئی مربوط به محل موسسه که عرفاً به عهده مستاجر است ،هزینه نرم افزار مورد استفاده دفتر ،بهای ملزومات اداری و لوازمی که معمولاً ظرف یکسال از بین میرود ،مخارج تعمییر و نگاهداری لوازم ، هزینه های مربوط به حق عضویت و حق اشتراک مربوط به فعالیت موسسه