علاوه بر هزینه اولیه خرید و احداث دارایی ثابت،ممکن است طی سالهای استفاده از دارایی،هزینه های دیگری در رابطه با کارایی یا ظرفیت دارایی صرف شود.
غالبا شناخت تفاوت بین هزینه هایی که قابلیت استفاده دارایی را برای بیش از یک دوره حسابداری افزایش می دهندو هزینه‌هایی که منافع ناشی از آنها فقط به یک دوره منحصر می‌شود،مشکل است. هزینه های گروه نخست`هزینه های سرمایه ای`خوانده می شوند و باید به حساب دارایی های ثابت منظور گردند. هزینه های دیگر`هزینه های جاری`تلقی می شوند و به حساب هزینه های دوره مالی منظور می گردند.
بدیهی است،هزینه اضافات دارایی های ثابت نیز از جمله هزینه های سرمایه ای هستند. برای مثال هزینه نصب کولر در یک اتومبیل یا توسعه ساختمان باید به حسابهای دارایی های مربوطه بدهکار شوند. از طرف دیگر هزینه‌های نگهداشت و تعمیرات که ماهیتی مستمر و متناوب دارند باید جزو هزینه های جاری طبقه بندی شوند. مثلا هزینه تعویض شمع اتومبیل و نقاشی ساختمان باید به حساب های هزینه مربوط به کار شوند. در مواردی که تمایز بین دو گروه هزینه‌های فوق به سهولت امکان پذیر نیست،باید ضوابط و معیارهای زیرا مورد توجه قرار داد.
هزینه هایی که کارایی عملیات یا ظرفیت دارایی را در باقی مانده عمر دارایی افزایش میدهند،هزینه های سرمایه ای تلقی می شوند. برای مثال اگر مولد نیروی یک ماشین با مولد بزرگتری جایگزین گردد،بهای تمام شده و استهلاک انباشته مولد قبلی باید از حساب ها خارج و بهای تمام شده مولد جدید در حساب دارایی ثبت شود.
هزینه هایی که عمر مفید دارایی را بیش از طول عمر پیش‌بینی شده افزایش دهند نیز هزینه های سرمایه ای هستند.بهتر است این گونه هزینه ها به بدهکار حساب استهلاک انباشته مربوط منظور شوند. برای مثال،فرض کنید که ماشینی با طول عمر پیش‌بینی شده ده سال در آخر سال هفتم تعمیر اساسی گردد،به نحوی که مدت ۳ سال به طول عمر آن افزوده شود.در این حالت می توان گفت که بخشی از استهلاک انباشته سالهای قبل جبران شده است. بنابراین شایسته است که هزینه تعمیر اساسی به حساب استهلاک انباشته دارایی بدهکار گردد. در صورتی که هزینه بهسازی یا تعمیر اساسی دارایی قابل ملاحظه باشد،یا تعمیر قابل توجهی در طول عمر پیش بینی شده دارایی به وجود آید،محاسبه استهلاک باید بر اساس ارزش دفتری جدید دارایی و برآورد جدیدی از طول عمر باقیمانده آن صورت گیرد.
هزینه هایی که مقدارشان ناچیز است معمولا به عنوان هزینه تعمیرات محسوب می شوند،حتی اگر ماهیتا هزینه سرمایه ای باشند. صرفه جویی در زمان و هزینه های اداری دقت کمتر را توجیه می‌کند. برخی از واحدهای تجاری از نظر مبلغ نیز حداقلی برای طبقه بندی هزینه به عنوان هزینه سرمایه ای تعیین می‌کنند.
برگرفته از کتاب اصول حسابداری نوشته فیلیپس فس