دارایی ها و اجناسی که معمولا به وسیله موسسات تجاری به طور نسیه خریداری می شوند از سه گروه زیر تشکیل یافته است :
کالا به منظور فروش مجدد به مشتریان
مواد جهت استفاده در فعالیت های موسسه
ماشین آلات ، تاسیسات و سایر دارایی ها ی ثابت
از انجا که خریدهای انجام شده با شرایط اعتباری مشتمل بر اقلام مختلفی است ، دفتر روزنامه خرید باید به گونه ای طراحی گردد که برای ثبت کلیه اقلام مزبور مناسب باشد.
برای نمونه فرم دفتر روزنامه خرید مورد استفاده شرکت میناب به شرح زیر است :
الف ) تاریخ ، جهت درج تاریخ وقوع داد و ستد
ب ) شرح حساب بستانکار ، برای ثبت نام شرکت فروشنده
ج) عطف دفتر معین، جهت درج شماره صفحه دفتر معین یا علامت خاصی به نشانه انتقال اقلام مندرج در دفتر روزنامه به حساب مربوط در دفتر معین
د) –ستون بدهکار شامل 4 ستون به شرح زیر :
- ستون خرید کالا برای ثبت خرید کالاهایی که به منظور فروش مجدد خریداری شده اند.
-ستون موجودی مواد جهت ثبت خرید مواد به منظور استفاده در فعالیت های موسسه .
-ستون ملزومات اداری برای ثبت خرید نوشت افزار و سایر ملزومات مصرفی در داخل موسسه .
-ستون خرید های متفرقه به منظور ثبت کلیه خرید های نسیه ای که ستون خاصی برای آن ها در نظر گرفته نشده و خود شامل 3 ستون ( شرح حسابی که باید بدهکار شود، شماره عطف حساب مزبور در دفتر کل و مبلغ مربوطه ) می باشد.
ه ) ستون بستانکار دفتر روزنامه با عنوان حساب های پرداختنی ، برای ثبت جمه خرید از هر فروشنده در هر تاریخ .
انتقال مبالغ از دفتر روزنامه خرید
در فواصل زمانی معین ، مبالغ مندرج در ستون حساب های پرداختنی به حساب های مربوط در دفتر معین حساب های پرداختنی منتقل گردند.
منبع این صبت ها در ستون عطف هر حساب با درج حرف "خ" نه نشانه دفتر روزنامه خرید و شماره صفحه دفتر روزنامه مزبور مشخص می گردد.
برای مثال :
یکی از حساب های معین حساب های پرداختنی شرکا میناب ارائه می شود:
حساب شرکت آمل
|
تاریخ
|
شرح
|
عطف
|
بدهکار
|
بستانکار
|
مانده
|
|
13دی
|
خرید
|
خ/19
|
|
1.550.000
|
1.550.000
|
با توجه به اینکه مانده حساب های پرداختنی معمولا بستانکار است ، به حای فرم چهار ستونی از فرم سه ستونی فوق استفاده می شود در صورتی که حسابی استثنا مانده بدهکار کند، مبغل بدهکار در ستون ماند ه در داخل پرانتز قرار داده می شود و در صورتی که مانده حساب صفر شود ، علامت (_) در ستون مانده درج می گردد. معمولا حساب بستانکاران در دفتر مهین به ترتیب حروف الفبا نگهداری می شود . و از اختصاص شماره حساب به آنها خودداری می گردد تا ترتیب آنها ، در صورت اضافه شدن حساب جدیدی برحسب حروف الفبا یا حذف یکی از حساب ها ، بهم نخورد. به همین دلیل علامت تیک به جای شماره در ستون عطف دفتر روزنامه خرید ، به نشانه انتقال مبلغ مندرج در ستون بستانکار دفتر مذکور به دفتر معین ، گذارده می شود .
مبالغ مذکور در ستون متفرقه به حساب های مربوطه در دفتر کل انتقال یافته و در ستون عطف دفتر مذکور حرف "خ" و شماره صفحه دفتر روزنامه خرید ثبت می گردد. با انتقال هر مبلغ به حساب مربوط در دفتر کل ، شماره حساب مذکور در دستون عطف متفرقه دفتر روزنامه خرید یادداشت می شود .
در پابان هر ماه ؛جمع مبالغ ثبت شده در دقتر روزنامه خرید محاسبه و مطابقت جمع هر 4 ستون بدهکار ، با جمع ستون بستانکار جهت حصول اطمینان از صحت عملیات کنترل می شود . سپس جمع هر یک از چهار ستون مخصوص به حساب مربوطه در دفتر کل انتقال می یابد و شماره این حساب ها در زیر جمع هر یک از ستون های دفتر روزنامه خرید یادداشت می شود .
در زیر برای نمونه دو حساب دفتر کل ( حساب اثایه و حساب های پرداختنی ) که اقلام مربوطه به ترتیب از ستون بدهکار حساب های متفرقه و جمع ستون بستانکار حساب های پرداختنی دفتر روزنامه خرید به آنها انتقال یافته است ، درج می گردد:
شرکت میناب
دفتر کل
حساب : اثاثه اداری
شماره حساب : 122
|
تاریخ
|
شرح
|
عطف
|
بدهکار
|
بستانکار
|
مانده
|
|
بدهکار
|
بستانکار
|
|
1دی
16 دی
|
مانده
خرید از شرکت توزیع لوازم اداری
|
خ/19
|
970.000
|
|
4.600.000
5.570.000
|
|
حساب : حساب های پرداختنی
شماره حساب : 211
|
تاریخ
|
شرح
|
عطف
|
بدهکار
|
بستانکار
|
مانده
|
|
بدهکار
|
بستانکار
|
|
1دی
30 دی
|
مانده
جمع خرید های نسیه دی ماه
|
خ/19
|
7.020.000
|
|
|
6.275.000
13.295.000
|
نمودار جریان انتقال اطلاعات از دفتر روزنامه خرید شرکت میناب به دو حساب دفتر کل در زیر نشان داده شده است .
با توجه به نمودار مذکور موارد زیر مشخص می گردد:
1- از دفتر روزنامه خرید ؛ مبالغ به حساب های زیر منتقل می یابد :
الف – حساب ها در دفتر کل
ب – حساب ها در دفتر معین
2- جمع مبالغ انتقال یافته به کلیه حساب های پرداختنی در دفتر معین برابر مبالغ انتقال یافته به حساب کنترل حساب های پرداختنی در دفتر کل می باشد .
دفتر روزنامه خرید
|
شرح حساب بستانکار
|
عطف دفتر معین
|
بستانکار حساب های پرداختنی
|
|
بدهکار
|
|
خرید کالا
|
موجودی مواد
|
ملزومات اداری
|
خرید های متفرقه
|
|
شرح
|
عطف دفتر کل
|
مبلغ
|
|
شرکت ویدا
شرکت مرر
شرکت پردیس
|
/
/
/
|
724.000
406.000
57.000
|
724.000
406.000
|
31.000
|
26.000
|
|
|
|
|
شرکت وزین
شرکت پردیس
شرکت دارا
|
/
/
/
|
165.000
32.000
375.000
|
375.000
|
25.000
|
7.000
|
اثاثه اداری
|
122
|
165.000
|
حساب های پرداختنی
هر یک از اقلام بستانکار فوق به یک حساب در دفتر معین حساب های پرداختنی و جمع کل آنها به مبلغ 7.020.000 ریال به حساب کنترل مربوط بستانکار می شود.
|
موجودی مواد ( بدهکار )
|
|
56.000
|
|
|
ملزومات اداری( بدهکار )
|
|
33.000
|
|
|
حساب های پرداختنی ( بستانکار)
|
|
|
7.020.000
|
|
خرید ( بدهکار )
|
|
5.796.000
|
|
|
اثاثه اداری(بدهکار )
|
|
165.000
|
|
برگرفته از کتاب اصول حسابداری نوشته فلیپس فس
صدور سند در نرم افزار حسابداری وینا
در نرم افزار حسابداری وینا می توانید علاوه بر ثبت سند توسط فرم های مربوط به خرید ، فروش وعملیات حسابداری می توانید از فرم ثبت سند حسابداری هم استفاده نمایید و بصورت دستی سند مورد نظر خود را ثبت نمایید.
گام بعد
دانلود pdf