در واحد های تجاری جهت سهولت در انجام پرداخت های جزئی،مقداری وجه نقد به عنوان تنخواه در اختیار شخص یا اشخاصی می گذارند تا این پرداخته جزئی را در طی دوره انجام دهند. تخصیص میزان نقد لازم برای تنخواه گردان بستگی به بزرگی و حجم فعالیت های واحد تجاری و رویه های آن دارد.
اگر چه مقدار وجه نقد پرداختی هر قلم از محل تنخواه جزئی است،اما جمع تمام این اقلام ممکن است قابل ملاحظه باشد. مانده حساب تنخواه گردان،که بخشی از مانده حساب وجه نقد است،تنها هنگامی تغییر می‌یابد که وجه نقدی آن تخصیص یابد،تغییری در مقدار آن رخ دهد،و یا متوقف شود. فلسفه تنخواه گردن،تسهیل پرداخت های جزئی و کنترل بهینه هزینه های واحد تجاری است.
نکاتی که باید در تنخواه گردان در نظر گرفته عبارت است از:
۱. کنترل های داخلی بر تنخواه گردان صورت گیرد. به طور مثال به طور تصادفی از تنخواه گردان خواسته شود که تسویه حساب نماید.
مراحل ترتیبی زیر، عملیات وجوه تنخواه را تشریح می کنند:
۱. فرض کنید سیصد هزار ریال به عنوان تنخواه گردان تخصیص یافته است. ثبت روزنامه مربوط به صورت زیر می شود:
تنخواه گردان ۳۰۰۰۰۰
وجوه نقد. ۳۰۰۰۰۰
۲. مسئول تنخواه تصویب اسناد برای درخواست وجه نقد را بررسی میکند و وجوه نقد درخواست شده را پرداخت میکند. جمع وجوه نقد باقی مانده و اسناد پرداخت شده باید معادل ۳۰۰۰۰۰ ریال باشد. برای پرداخت ها،ثبت در دفاتر انجام نمی شود.
۳. در پایان ماه اول مانده تنخواه ۵۶۰۰۰ ریال می باشد. بنابراین در طی ماه،۲۴۴۰۰۰ ریال(۵۶۰۰۰-۳۰۰۰۰۰) وجه نقد پرداخت شده است که مسئول تنخواه باید به همین میزان،اسناد تحویل دهد.
اسناد زیر همراه با مانده تنها ارائه شده است:
پست و پاکت. ۹۰۰۰۰ ریال
ملزومات دفتری. ۷۰۰۰۰ ریال
کرایه تاکسی. ۸۰۰۰۰ ریال
----------------------------------------
جمع. ۲۴۰۰۰۰ ریال
۴۰۰۰۰ در حال کمبود وجه وجود دارد (۲۴۰۰۰۰-۲۴۴۰۰۰). احتمال می‌رود یک سند مفقود شده باشد،یا سند کمتر از میزان واقعی پرداخت شده باشد. این کمبود درصد تجدید تنخواه منعکس می شود:
هزینه پست. ۹۰۰۰۰
هزینه ملزومات ۷۰۰۰۰
هزینه حمل و نقل ۸۰۰۰۰
کسر و اضافه صندوق ۴۰۰۰
وجوه نقد. ۲۴۴۰۰۰
اسب توسط دایره حسابداری انجام میشود نه مسئول تنخواه گردان. تجدید تنخواه گردان زمانی انجام میشود که مانده تنخواه کاهش یافته باشد ایا در پایان سال مالی به منظور گزارش گیری مناسب هزینه و مانده حساب وجه نقد. کسر و اضافه صندوق یک حساب هزینه (مانده بدهکار) یا حساب درآمد (مانده بستانکار) است. این کسری یا فزونی از طریق اشتباهات ثبتی یا پرداخت ناشی می شود. اگر کسری بیش از معمول باشد و یا به طور منظم رخ دهد،
احتمال سقط وجود دارد. زمانی که احتمال سرقت یا تقلب وجود دارد،به جای چسب اضافه صندوق،یک سیال ثبت میشود و انجام بررسی‌های بیشتر را ضروری می سازد.
۴. هنگامی که وجوه نقد تنخواه افزایش،کاهش یا بسته میشود،ثبت ای انجام میشود که هم حساب تنخواه گردان به هم حساب وجوه نقد را تحت تاثیر قرار دهد. به عنوان مثال،اگر وجوه تنخواه به ۵۰۰۰۰۰ ریال افزایش یابد،ثبت زیر انجام می شود:
تنخواه گردان. ۲۰۰۰۰۰
وجوه نقد. ۲۰۰۰۰۰
سیستم تنخواه گردان،کنترل داخلی را از طریق الزام اینکه شخص غیر از دریافت کننده وجه نقد باید پرداخت را تصویب کند،تقویت می کند.
یک ثبت انجام میشود،تنخواه ایجاد،تجدید تنخواه از طریق چک انجام و مغایرت گیری صورت می گیرد،و چک تجدید تنخواه توسط شخصی غیر از مسئول تنخواه تنظیم می شود.
برگرفته از کتاب حسابداری میانه نوشته دکتر شکراله خواجوی
در نرم افزار حسابداری وینا
در نرم افزار حسابداری وینا با انجام عملیات زیر می توانید حسابداری تنخواه را ثبت و بررسی و کنترل نمایید:
از منوی حسابداری گزینه شماره حساب جدید (معین) را انتخاب کنید. حساب کل را موجودیهای نقد و بانک انتخاب کنید. در قسمت عنوان کلمه تنخواه را تایپ کنید و برای ثبت حساب معین جدید کلید تأیید را فشار دهید. اکنون می توانید با استفاده از منوی امور نقدی و استفاده از گزینه انتقال از صندوق به صندوق روزانه مبلغی را به تنخواه پرداخت کنید و سپس با استفاده از گزینه پرداخت وجه مبالغی که بابت هزینه پرداخت می شود را از تنخواه برداشت کنید. برای این امر مبلغ را در قسمت مربوطه وارد کنید. شرح لازم را نیز وارد کنید حساب کل و معین دریافت کننده را هزینه های جاری و هزینه مورد نظر قرار دهید و در قسمت برداشت از حساب تنخواه را انتخاب کنید.
در نرم افزار حسابداری وینا در بخش امور مربوط به صندوق شما قادر هستید صندوقی با نام تنخواه گردان ایجاد کنید
گام بعد
دانلود pdf