ساده ترین شکل هر حساب سه قسمت است :
1- عنوان حساب برای مشخص کردن اینکه اطلاعات مندرج در حساب ، مربوط به کدام یک از اقلام دارایی ها ، بدهی ها ، سرمایه ها ، درآمدها یا هزینه ها است .
2- محلی برای ثبت افزایش در مقدار پولی آن قلم .
3- محلی برای ثبت کاهش در مقدار پولی آن قلم .
نمونه یک حساب در زیر درج شده است . شکل حساب مذکور به سبب شباهت آن با حرف لاتین شکل "تی" نامیده می شود.
طرف راست حساب را طرف بدهکار و طرف چپ را طرف بستانکارمی نامند.
اگر رقمی در طرف راست یک حساب ثبت شود ، بدون توجه به عنوان حساب ، گفته می شود که حساب بدهکار شده است . برعکس در صورتی که رقمی در طرف چپ حساب ثبت گردد، گفته می شود که حساب مزبور بستانکار شده است.
در نمودار زیر وجوه نقد دریافتی طی دوره ، در یک ستون در طرف بدهکار حساب صندوق و پرداخت های نقدی طی دوره نیز ، به همین ترتیب ، در طرف بستانکار حساب صندوق ثبت شده اند.
جمع دریافت های نقدی تا تاریخ آخرین ثبت مبلغ 1.095.000ریال است.
رقم جمع ، در موارد لزوم ، در زیر آخرین رقم طرف بدهکار و معمولا با مداد یادداشت می شود تا اشتباها به عنوان یکی از اقلام بدهکار حساب تلقی نگردد.
جمع پرداخت های نقدی تا تاریخ آخرین ثبت نیز مبلغ 685.000 ریال است که مشابه روش فوق در طرف بستانکار حساب درج می شود . تفاضل جمع بدهکار ( رقم بزرگتر ) و جمع بستانکار ( رقم کوچکتر) نشان دهنده موجودی نقد، که مانده حساب نام دارد می باشد .
|
حساب صندوق
|
|
375.000
|
85.000
|
|
430.000
|
140.000
|
|
290.000
|
70.000
|
|
|
290.000
|
|
|
100.000
|
|
1.095.000
|
685.000
|
|
مانده حساب
|
410.000
|
در مثال فوق ، حساب صندوق دارای مانده ای به مبلغ 410.000 ریال می باشد . که با توجه به فزونی رقم جمع بدهکار نسبت به رقم جمع بستانکار ، آن را مانده بدهکار می نامند.
در صورت تهیه ترازنامه در این تاریخ ، مانده فوق به عنوان موجودی صندوق در ترازنامه ذکر خواهد شد.
برگرفته از کتاب اصول حسابداری نوشته فلیپس فس
گام بعد